Компании всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели ведут как внутренний, так и внешний документооборот. К внутреннему документообороту относятся все документы, которыми пользуются исключительно внутри организации и ее структурных подразделений, а также те, которые предоставляются контролирующим органам, например, инспекциям по труду или налоговым службам. Внешний документооборот, напротив, включает в себя информационный обмен с внешними контрагентами, такими как партнеры и клиенты, а также взаимодействие с государственными фондами и службами. Традиционно как внутренние, так и внешние документы оформлялись на бумажных носителях, несмотря на то, что их первичная обработка проходила на компьютерах. Однако с введением законодательного регулирования в области электронного документооборота на российском рынке появилось множество разработчиков специализированных систем СЭД (систем электронного документооборота).
В этой статье мы разберем, зачем необходимы системы электронного документооборота, какие их виды существуют, какие преимущества могут принести такие системы, а также как выбрать подходящий сервис для вашей компании.
Определение системы электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД, система ЭДО) представляет собой либо «коробочное», либо «облачное» программное решение для обмена документами в электронной форме. Это автоматизированное многопользовательское программное обеспечение, позволяющее сторонам обмениваться документами, подписывать их с помощью электронных подписей и обеспечивать юридическую значимость всего процесса с помощью специального оператора СЭД.
Оператор СЭД — это юридическое лицо, разработавшее систему, имеющее необходимые технологии, кадры и правовые основания для организации юридически значимого электронного документооборота между всеми участниками.
Что такое СЭД
Система электронного документооборота — это программное обеспечение, которое устанавливается на компьютере или, что удобнее, представлено как облачное решение (SaaS). Это рабочее пространство, где можно видеть входящие и исходящие документы, добавлять новые электронные файлы, подписывать их и отправлять по заранее заданным маршрутам (как простым, так и сложным — с параллельным или последовательным согласованием). Хотя те же самые файлы (например, DOCX, PDF) можно отправить по электронной почте, это не гарантирует им юридической силы. Согласно российскому законодательству, документы, отправленные по e-mail или любым другим способом, не признаются юридически значимыми, даже если это отсканированный договор с рукой написанной подписью.
Юридическую силу имеют лишь те электронные документы, которые подписаны электронной подписью. В рамках Федерального закона РФ от 06.04.2011 № ФЗ-63 существует три типа электронных подписей, используемых при ведении электронного документооборота:
- Простая электронная подпись (ПЭП). Например, одноразовый пароль, отправленный через SMS, или комбинация логина и пароля. Этот вид подходит для документального оформления, не имеющего юридической силы, например, для ознакомления с распоряжениями руководителя. Доступен бесплатно во всех сервисах.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Это зашифрованный файл с уникальным набором символов, который может храниться в облаке или на USB-носителе. Она позволяет идентифицировать пользователя и применяется для внутреннего документооборота и обмена документами с контрагентами, если стороны признают юридическую силу таких документов.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Это также зашифрованный файл, но полученный с использованием лицензированных средств криптографической защиты информации (СКЗИ), аккредитованных ФСБ России. Подходит для всех задач, как для внутреннего, так и для внешнего документооборота, участия в госзакупках и сдачи отчетности.
С указанными типами электронных подписей можно работать в модуле «Добыто. КЭДО».
Системы электронного документооборота могут быть представлены в нескольких вариантах:
- Модуль для интеграции с 1С — необходим для среднего и крупного бизнеса с большим объемом документооборота.
- «Коробочное» решение — более сложное и дорогостоящее, адаптированное под специфические нужды крупного бизнеса.
- Веб-интерфейс — универсальное решение, подходящее как для индивидуальных предпринимателей, так и для малых и средних предприятий.
Комментарий эксперта. На самом деле существует больше типов электронных подписей, чем предусмотрено в ФЗ-63. Например, руководитель подписывает документы УКЭП юридического лица, а его подчиненные — личной УКЭП с машиночитаемой доверенностью. Выделяются отдельные виды УКЭП, такие как УКЭП Госуслуги или УКЭП Госключ. Ранее существовали особые требования к электронным подписям в некоторых сферах, но многие из них были отменены.
Разновидности систем электронного документооборота
На сегодняшний день под системой электронного документооборота обычно понимаются облачные решения, позволяющие обмен информацией и подписывать документы электронными подписями. Изначально классификация СЭД была следующей:
- Системы делопроизводства — предназначены для обработки входящей и исходящей документации, упорядочивания документооборота и архивного хранения.
- Электронные архивы — используются исключительно для хранения документов в цифровом виде после их оцифровки.
- Workflow-системы — системы, предназначенные для автоматизации документооборота и некоторых бизнес-процессов.
- ECM-системы — это системы, позволяющие совместную работу над документами и управление веб-контентом, включая системы управления персоналом.
Разные системы электронного документооборота предлагают разнообразный функционал, но есть ряд общих черт, которые должны присутствовать в каждой из них:
- Создание, подписание и отправка документов. Возможность загружать файлы из разных форматов (DOCX, PDF, JPG) или создавать их непосредственно в редакторе системы.
- Хранение документов. Все входящие, исходящие и архивные документы могут храниться как на локальном сервере компании, так и на сервере оператора ЭДО. Возможность поиска нужных документов по различным параметрам.
- Отображение статуса. Позволяет получать информацию о состоянии обработки документа, например, «Не просмотрен», «Просмотрен, но не подписан» и т.д.
- Маршрутизация. Способность настраивать сложные маршруты согласования для отправки документов на подпись разным сотрудникам.
- Уведомления. Автоматизация процессов общения позволят участникам ЭДО не быть постоянно онлайн, ведь они будут получать уведомления о статусах документов.
- Интеграция и выгрузка данных. Возможность интеграции с учетными системами и автоматическая подстановка данных в документы.
- Роуминг. Способность разных СЭД обмениваться документами, что упрощает взаимодействие между контрагентами.
- Разграничение прав доступа. Каждой группе пользователей предоставляются определенные роли с соответствующими правами и ограничениями.
Модуль «Добыто. КЭДО» прост в настройке, и при необходимости пользователи могут получить поддержку от специалистов.
Комментарий эксперта. Некоторые системы электронного документооборота позволяют удаленно выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи для сотрудников через аккредитованные центры, значительно упрощая процесс. Это делает систему более удобной и доступной для пользователей, позволяя избежать посещения удостоверяющих центров. В некоторых СЭД эта услуга может быть включена в тарифный план.
Чек-лист по выбору системы электронного документооборота (СЭД)
При выборе подходящей системы для электронного документооборота рекомендуется ответить на несколько ключевых вопросов:
- Для каких целей внедряется СЭД? Необходима ли система только для организации внутреннего документооборота, или она должна обеспечить взаимодействие как внутри компании, так и с внешними контрагентами и государственными органами?
- Какой функционал нужен? Каковы требования к функциональности системы, и предоставляет ли выбранный оператор (разработчик) модульные решения или различные тарифы с разнообразными функциями?
- Удобен ли доступ к личному кабинету? Можно ли заходить в личный кабинет со смартфона или планшета, а не только с рабочего компьютера?
- Как осуществляется работа в системе? Это только веб-сервис, или разработчик также предлагает модуль для интеграции с учетной системой компании?
- Совместимость с контрагентами: Можно ли работать с контрагентами, которые не используют электронный документооборот?
- Хранение документов: Где именно будут храниться электронные документы — на собственном сервере компании или на сервере поставщика услуг ЭДО?
- Тип решения: Является ли система «коробочным» решением, облачным вариантом или интеграцией с учетной системой?
- Возможность выпуска УНЭП: Можно ли в системе без посещения удостоверяющего центра получить усиленную неквалифицированную электронную подпись для сотрудников?
- Работа с электронными подписями: С какими типами электронных подписей совместима выбранная СЭД?
- Использование шаблонов: Допускается ли возможность создания и использования шаблонов для электронных документов?
- Настройка ролей пользователей: Есть ли в системе расширенные возможности для назначения ролей и прав доступа пользователей?
- Тарификация: Как осуществляется тарификация — по количеству пользователей, объему хранимых документов или другим параметрам?
Если вы стремитесь упростить и автоматизировать кадровые процессы, рассмотрите возможность использования модуля «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Для того чтобы оценить все преимущества, которые предлагает система электронного документооборота, целесообразно попробовать ее в деле. Не обязательно сразу закупать лицензию — многие операторы на российском рынке предоставляют бесплатный тестовый период. Используйте такие возможности, сравните несколько систем, обращая внимание не только на функционал и стоимость лицензий, но и на комфортность работы с ними. В процессе тестирования вы сможете более точно ответить на вопросы из чек-листа.
Вопросы и ответы
Является ли использование СЭД обязательным для бизнеса?
Внедрение системы электронного документооборота не является обязательным, но некоторые документы в государственные фонды и службы должны подаваться только в электронном формате. При работе с многочисленными контрагентами, использующими электронный документооборот, компании будет сложно обойтись без перехода на ЭДО. Рекомендуется интегрировать систему ЭДО в бизнес-процессы.
Можно ли потерять документы в СЭД?
Документы в системе не должны потеряться. Хотя теоретически возможны повреждения или уничтожение информации в силу форс-мажорных обстоятельств (например, пожар в серверной), большинство систем ЭДО обеспечивают резервное копирование всего документооборота. Если электронные документы хранятся на сервере оператора, ответственность за их сохранность несет именно он, если только они не были скомпрометированы из-за бездействия сотрудников.
Как информировать контрагентов о переходе на ЭДО?
Автоматическое уведомление контрагентов о переходе на электронный документооборот может осуществляться различными способами, наиболее распространенный из которых — отправка уведомлений по электронной почте. Если система ЭДО интегрирована с учетной или CRM-системой, контактные данные и информация о юридическом лице могут автоматически выгружаться. Также возможно ручное приглашение контрагентов с помощью ввода их адресов электронной почты.
Заключение
Система электронного документооборота значительно упрощает работу с документами в электронном формате. Внедрение СЭД позволяет ускорить процесс информационного обмена между участниками документооборота, уменьшить бюрократию и повысить эффективность работы различных подразделений компании.
Переход на электронный документооборот уменьшает затраты на расходные материалы и курьерские услуги, необходимые для отправки бумажных документов. Все электронные документы хранятся в системе и всегда доступны для ознакомления и выгрузки из архива.
Некоторые системы ЭДО позволяют выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи, что является удобным решением для работодателей. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, именно работодатель обязан организовать выпуск электронной подписи для своих сотрудников. Дополнительно некоторые системы электронного документооборота могут включать функции HRM-системы, предлагая модульные решения, которые позволяют компании адаптировать функционал под свои потребности.
