Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для управления документами в цифровом формате в рамках организации. С увеличением числа компаний, отказывающихся от традиционных бумажных процессов, система СЭД становится всё более востребованной. Законодательство России допускает перевод в электронный формат большинства документов, которые используются в повседневной бизнес-деятельности, за исключением некоторых, имеющих особую юридическую значимость. Внедрение СЭД обеспечивает организацию как внутреннего, так и внешнего документооборота, что, в свою очередь, позволяет ускорить процессы и повысить общую эффективность работы компании.
В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое система СЭД, особенности ее выбора и внедрения, а также процесс работы с электронными документами в организации.
Принципы работы системы СЭД
Система СЭД представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на компьютеры и мобильные устройства сотрудников. После авторизации в системе они получают доступ к различным функциям, связанным с управлением документами, такими как создание, редактирование, отправка, архивирование и хранение файлов.
Для подтверждения подлинности электронных документов и предотвращения несанкционированного внесения изменений в них используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП представляет собой уникальный числовой код, который накладывается на документ, что делает его неизменяемым. Эта подпись удостоверяет личность сотрудника, подписавшего документ, и придает электронной версии юридическую силу. В случае споров такие документы могут использоваться как доказательства в суде.
Система цифровых подписей позволяет защищать документы от подделок и организовывать легитимный документооборот как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами. В процессе работы с электронными документами организация должна строго соблюдать требования действующего законодательства.
Преимущества внедрения СЭД для учреждения
Внедрение системы электронного документооборота является важным шагом для дальнейшего развития компании. Оно открывает доступ к новым возможностям для взаимодействия с контрагентами по всей территории России. Теперь можно избежать пересылки счетов и договоров почтой и наладить удаленное взаимодействие без сложностей. Скорость бизнес-процессов может возрасти более чем на 50%, что создает ощутимое конкурентное преимущество.
С внедрением СЭД организация получает ряд значительных преимуществ:
- Ускорение документооборота: Сотрудникам больше не нужно физически переносить документы между отделами или долго ожидать согласования у руководства. Все вопросы могут решаться через программу, которая позволяет выстраивать маршруты согласования и отслеживать выполнение задач. Снижение бюрократии особенно актуально для организаций с большим количеством подразделений.
- Организация порядка в документах и строгая систематизация: Это позволяет быстро находить нужные документы за считанные секунды, в отличие от традиционного архивного хранения.
- Повышение безопасности процессов информации: Поскольку бумажные документы могут попасть в ненадлежащие руки, что создает риск утечки коммерческой тайны, использование СЭД позволяет контролировать доступ к документам на основе уровней и должностей сотрудников.
- Снижение затрат на канцелярские принадлежности и архивное хранение: Для крупных компаний это существенная экономия, так как требования к обеспечению отделов канцтоварами значительно уменьшаются благодаря переводу документации в цифровой формат.
- Улучшение экологической устойчивости компании: Сокращение использования бумаги поддерживает экологическую политику, что может привлечь больше партнеров и инвесторов.
Таким образом, внедрение СЭД укрепляет позиции компании на рынке и способствует повышению её конкурентоспособности.
Комментарий эксперта. Следует отметить, что внедрение системы СЭД связано не только с экономией, но также требует инвестиций в установку программного обеспечения, обучение сотрудников и оплату услуг оператора электронного документооборота (ЭДО). Для проведения внешних сделок с использованием электронных документов можно только через доверенного оператора ЭДО, который прошел аккредитацию в соответствующих органах. Эти компании устанавливают тарифы на обслуживание, исходя из количества документов, отправляемых организацией.
Разновидности СЭД
Существует несколько типов систем СЭД, которые могут использоваться в зависимости от потребностей предприятия:
- Системы делопроизводства. Они особенно эффективны для крупных компаний с высоким объемом документооборота и четко организованной вертикальной структурой управления. Установленная программа позволяет выстраивать маршрут согласования документов по всем необходимым отделам.
- Цифровой архив. Для создания цифрового архива необходимо доработать существующую документацию в электронный формат перед ее хранением. Это приведет к значительному снижению хранению физической документации и облегчит поиск документов.
- Workflow-системы. Эти системы предназначены для автоматизации бизнес-процессов, устанавливая четкую последовательность создания и обработки документов. Внедрение таких систем может быть сложным и требует обширного обучения сотрудников.
- ECM-системы. Эти системы могут работать с различными видами контента, включая структурированную и неструктурированную информацию.
Комментарий эксперта. Переход на электронный документооборот обычно подразумевает использование многофункциональной системы, способной не только упростить документооборот, но также обеспечивать хранение цифровых версий документов вместе с автоматизацией бизнес-процессов.
Основные функции СЭД
Большинство систем СЭД предлагают схожий функционал, но могут отличаться по дополнительным характеристикам. В стандартный набор возможностей входят:
- Формирование и редактирование документов: программы позволяют нескольким сотрудникам одновременно работать над документом, оставляя правки и комментарии в процессе обсуждения.
- Электронная цифровая подпись: документы могут подписываться непосредственно в системе, без необходимости их предварительной загрузки на устройство.
- Контроль исполнения и наложение резолюций: такой функционал помогает отслеживать выполнение поставленных задач и активность сотрудников.
- Хранение в цифровом архиве: это упрощает организованность и поиск необходимых документов.
- Ограничение доступа к документам: управление уровнем доступа обеспечивает сохранность конфиденциальной информации и защищает ее от несанкционированного использования.
Некоторые программы также позволяют организовать маршрут согласования документа, устанавливать ответственных за подпись должностных лиц и отслеживать процесс согласования, что снижает риск потери важных данных и обеспечивает ответственное выполнение задач.
Преимущества готовых систем СЭД
Организация может разрабатывать свою собственную систему документооборота, однако гораздо проще воспользоваться уже существующим программным решением. Для этого достаточно установить программу на рабочие устройства и обеспечить доступ к интернету для связи с серверами провайдера. Это снижает затраты времени на разработку и внедрение системы.
Комментарий эксперта. Возможность интеграции с программами «1С» может стать значительным плюсом, так как большинство российских компаний используют эту платформу для бухгалтерского и налогового учета. Это упрощает создание, обработку и отправку документов.
Готовые системы СЭД предлагают стандартные функции и продуманный интерфейс. Перед установкой можно ознакомиться с отзывами, чтобы заранее выявить возможные сложности. В то время как разработка индивидуальной системы может привести к значительным замедлениям и проблемам с внедрением.
Готовые решения также предоставляют возможность роуминга, что позволяет обмениваться документами с контрагентами, использующими другие системы. Для такой интеграции используются специализированные хабы, которые упрощают обмен данными и взаимодействие. Роуминг может осуществляться на платной основе, в зависимости от тарифов конкретного оператора ЭДО.
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота становится важным шагом для организаций, стремящихся к оптимизации бизнес-процессов, улучшению безопасности и снижению затрат.
Возможности интеграции Системы Электронного Документооборота (СЭД) и бумажного документооборота
На сегодняшний день большинство российских компаний ещё не готовы полностью отказаться от традиционных методов документооборота на бумажных носителях. Процесс внедрения цифровых версий документов только начинает набирать популярность, и существует ряд типов документации, которые не могут быть переведены в электронный вид в соответствии с действующим законодательством. К таким документам относятся, например, заявления об увольнении сотрудников или журналы инструктажей по охране труда. Эти ограничения призваны защитить интересы работников, поскольку системы электронного документооборота продолжают оставаться уязвимыми для различных угроз.
Однако первичные учетные документы, такие как счета-фактуры, товарные накладные и передаточные документы, могут быть составлены исключительно в электронном формате. При использовании услуг аккредитованного оператора ЭДО, цифровые версии таких документов имеют такую же юридическую силу, как и их бумажные аналоги, что позволяет избежать необходимости в дополнительной печати и подписании. Появление новых норм значительно упростило взаимодействие с контрагентами, находящимися в других городах — теперь нет необходимости пересылать документы по почте или отправлять сотрудников в командировки для их передачи.
Для успешного совмещения бумажного документооборота и СЭД обязательно требуется использование цифровых электронных подписей. Универсальный числовой код, который накладывается на документ с помощью специализированное программного обеспечения, делает текст не подлежащим изменению после подписания. Для документооборота между организациями достаточно оформить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). На основании соглашения, заключаемого между сторонами, такая подпись считается равнозначной собственноручной.
Неквалифицированная подпись можно также использовать для подписания внутренних документов компании. В первую очередь это касается различных локальных нормативных документов: приказов, распоряжений, инструкций и прочего. Применение НЭП позволяет удаленно уведомлять сотрудников, и такие уведомления имеют юридическую силу. Важно подтвердить получение информации каждым работником — для этого можно облегчить задачу, предоставив НЭП всем членам команды. Для сокращения затрат компании также могут использовать альтернативные методы, такие как уведомления через служебную электронную почту.
Системы электронного документооборота уже успели зарекомендовать себя на практике, и представители бизнеса различных уровней оценили их преимущества. Они позволяют существенно экономить время, освобождая пространство в архиве, а также ускоряют и упрощают взаимодействие как с контрагентами, так и с удаленными сотрудниками. Однако это лишь начальный шаг на пути цифровизации бизнеса.
Развитие СЭД
Системы СЭД активно развиваются, в них появляется всё больше функций, и растёт спрос на автоматизацию ключевых бизнес-процессов с постепенно снижающейся потребностью в рутинных задачах, которые будут выполнять программы. Это освобождает ресурс сотрудников для более креативных и важных задач. Развитие электронного документооборота также привело к возникновению систем управления контентом (ECM), которые автоматизируют многие процессы внутри организаций и значительно повышают общую эффективность.
В ближайшем будущем можно ожидать, что системы автоматического контроля будут брать на себя управление бизнесом. На данный момент такие системы уже способны отслеживать и анализировать множество показателей, включая выполнение документов и результаты работы сотрудников. Интеллектуальные сервисы помогают регистрировать входящие запросы, заносить информацию в систему, формировать проекты поручений и решать множество разнообразных задач.
В результате автоматизации бизнес становится более эффективным, что, в свою очередь, увеличивает его конкурентоспособность. Вначале процесс внедрения новой системы может столкнуться с трудностями и необходимостью обучения персонала, однако в будущем эти затраты полностью оправдаются.
Заключение
Система СЭД представляет собой цифровой документооборот, который постепенно вытесняет традиционные бумажные версии документов. Её внедрение позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и, в конечном итоге, повысить её прибыльность.
Подключение к системе СЭД предоставляет значительное конкурентное преимущество и может значительно компенсировать все затраты на её внедрение. Цифровые версии документов, подписанные различными видами электронных подписей, обеспечивают гарантии подлинности и юридическую силу. Разные виды подписей различаются по степени защиты, что определяет их использование в конкретных ситуациях.
