Табель учета рабочего времени: особенности заполнения

Соблюдение требований Трудового Кодекса Российской Федерации, правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины, а также условий трудового договора обязывает работников выполнять свои обязанности в четко установленные сроки. Учет рабочего времени важен для работодателя, так как от него зависят начисление заработной платы, дополнительные выплаты (например, за сверхурочную работу) и применение дисциплинарных взысканий за отсутствие на работе. Согласно статье 91 Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан осуществлять учет фактически отработанного времени каждым сотрудником.

В данной статье рассмотрим, что такое табель учета рабочего времени, как он заполняется, важные аспекты, которые следует учитывать, чтобы избежать проблем как с работниками, так и с инспекторами труда, а также как система «Добыто. КЭДО» может помочь в этом процессе.

Определения

Табель учета рабочего времени — это табличный документ, который фиксирует отработанные дни и часы сотрудников, а также причины их отсутствия. Он является первичной документацией и служит основой для начисления заработной платы. Табель может быть заполнен как в бумажном, так и в электронном формате.

Учет рабочего времени подразумевает фиксацию и наблюдение за сотрудниками с целью контроля рабочего процесса и соблюдения трудовой дисциплины. Этот процесс может осуществляться с помощью автоматизированных систем (таких как СКУД) или вручную с привлечением специальных сотрудников для документирования времени прихода и ухода, а также поведения работников во время рабочего времени. К популярным методам учета относятся системы контроля доступа, видеонаблюдение и удаленный доступ к рабочему месту сотрудников.

Для заполнения табеля учета рабочего времени, как и других кадровых документов, рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Характеристика табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени представляет собой именной документ, в котором для каждого сотрудника конкретного отдела, подразделения или всей организации указываются отработанные дни и часы, а также количество прогулов или отсутствие по уважительным причинам.

Работодатель имеет право разрабатывать удобную форму табеля, однако на практике чаще всего используют унифицированные формы Т-12 и Т-13. Основные различия между ними заключаются в следующем:

• Форма Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда, состоит из двух разделов и включает 55 граф. Этот документ заполняется совместно отделом кадров и бухгалтерией и может быть оформлен вручную или с помощью автоматизированных систем.
• Форма Т-13 — это более упрощенный вариант, содержащий один раздел и 13 граф. В ней также присутствует информация по оплате, но в менее детализированном виде. Заполняется кадровыми работниками и передается в бухгалтерию для расчета зарплаты, в основном с использованием автоматизированных систем.

На практике чаще применяется форма Т-13, так как она проще в использовании и содержит всю необходимую информацию для отдела кадров.

Сравнение форм Т-12 и Т-13

Хотя формы Т-12 и Т-13 могут показаться взаимозаменяемыми, это не совсем так. Основные различия заключаются в следующем:

• В Т-12 предусмотрены графы для учета сверхурочной работы, работы в ночное время, а также выходных и праздничных дней.
• В Т-13 указаны причины отсутствия работников согласно определённым кодам, тогда как в Т-12 можно указать также общее количество неявок и их продолжительность.

Комментарий эксперта. Несмотря на то, что в форме Т-13 нет возможности указания сверхурочных, работы в выходные и праздники, работодатель все же может вносить подобную информацию – например, добавив дополнительные графы или отражая информацию в дополнительных строках. Помните, что согласно статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет, требований к форме табеля нет, можно вполне разработать свою.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1, существует путаница относительно ручного и автоматизированного учета при использовании форм Т-12 и Т-13. Так, Т-13 предназначена для автоматизированного учета (например, с применением системы контроля доступа на входе в здание), тогда как для формы Т-12 такие условия не заданы. Но это не исключает возможность использования Т-12 в автоматизированных системах, и работодатель вправе использовать любую из форм в зависимости от своих нужд.

Зачем необходим табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени выполняет несколько ключевых функций:

1. Фиксация фактически отработанного времени. Этот документ служит основанием для расчета заработной платы сотрудников.
2. Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. С его помощью можно выявлять случаи опозданий и прогулов, что позволяет применять дисциплинарные меры.
3. Составление статистики по труду. Отсутствие табеля при проверках инспектора труда может повлечь за собой штрафные санкции для компании.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля учета рабочего времени требует соблюдения определенных правил:

• Ежемесячное заполнение: табель заполняется на конец месяца и подписывается соответствующими ответственными лицами.
• Ежедневные записи: записи о явках и неявках, а также рабочем времени, вносятся в табель ежедневно.
• Подписи: документ должен быть подписан лицом, ответственным за его заполнение (например, кадровиком или бухгалтером), а также руководителем отдела кадров.
• Срок хранения: табель учета рабочего времени нужно хранить в течение пяти лет. Для предприятий с вредными условиями труда срок хранения увеличивается до 75 лет.
• Коды учета: коды в форме Т-13 совпадают с теми, что используются в Т-12.
• Формат: если ведется бумажный документооборот, табель обычно распечатывается на листе формата А3.
• Совместители: сотрудники, работающие по совместительству, должны быть указаны в табеле дважды — под разными табельными номерами.

Далее определим, что именно вносится в каждый блок и графы таблицы. Для работы с табелем рабочего времени удобнее всего использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Заполнение табеля по форме Т-13

Форма Т-13 состоит из трех основных блоков:

1. Шапка.
2. Основная таблица.
3. Нижняя часть с подписями ответственных лиц.

В шапке указываются следующие данные:

• Название формы документа (необязательно). Если используется унифицированная форма Т-13, она должна содержать надпись: «Унифицированная форма № Т-13», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
• Название организации. Необходимо указать полное юридическое наименование компании.
• Код. Следует заполнить строки: «Форма по ОКУД» (код – 0301008 для Т-13) и «Код по ОКПО» (код по общероссийскому классификатору).
• Структурное подразделение. В случае малых фирм, где табель ведется на всех сотрудников, этот пункт можно пропустить.
• Наименование документа. Указывается: «Табель учета рабочего времени» без изменений.
• Номер документа и дата составления. Указываются порядковый номер по внутреннему учету и дата заполнения.
• Отчетный период. Здесь следует указать период, за который заполняется табель.

Шапка табеля, как правило, остается типовой, отличается только порядковым номером и отчетным периодом для каждого месяца.

Комментарий эксперта. Правильное ведение учета рабочего времени и заполнение табеля являются важными аспектами соблюдения трудового законодательства. Это не только упрощает процесс расчетов по заработной плате, но и способствует поддержанию дисциплины и прозрачности в трудовых отношениях. Использование автоматизированных систем, таких как «Добыто. КЭДО», может значительно облегчить этот процесс и повысить его эффективность.

Структура табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени представляет собой основную часть документа, оформленную в виде таблицы с пронумерованными столбцами, которая содержит важную информацию о каждом сотруднике. Рассмотрим подробнее содержимое каждого из этих столбцов:

Номер по порядку. Данный столбец содержит порядковые номера строк, соответствующих каждому из работников таблицы (например, 1, 2, 3 и так далее).

ФИО и должность. В этом столбце указываются полные фамилия, имя и отчество сотрудника или, в некоторых случаях, просто фамилия с инициалами. Также фиксируется должность, соответствующая штатному расписанию.

Табельный номер. Каждому сотруднику при приеме на работу присваивается уникальный номер, который сохраняется на протяжении всего срока трудовой деятельности. Рекомендуется сохранять этот номер также после увольнения в течение определенного времени на случай, если возникнут споры о прекращении трудовых отношений.

Отметки о явках и неявках на работу по месяцам. В этой секции предусмотрено четыре строки: первая строка содержит коды для отработанного или не отработанного времени за первую половину месяца, вторая строка — фактическое рабочее время (в часах и минутах или только в часах) за те же дни, третья и четвертая строки аналогично оформляют данные за вторую половину месяца.

5 и 6 — отработанное время. В этих двух столбцах подаются данные о количестве отработанных дней и часов за первую и вторую половину месяца.

7, 8, 9 — данные для расчета заработной платы. Здесь указываются коды видов оплаты (например, «ЗП» для заработной платы), корреспондирующий счет, с которого будут производиться начисления, а также фактическое количество отработанных дней и часов — эти данные предоставляются в двух строках.

10, 11, 12 и 13 — неявки по причинам. В столбцах 10 и 12 фиксируются коды неявок, а в столбцах 11 и 13 указываются дни и часы, когда сотрудник отсутствовал на работе.

Важно отметить, что в стандартной форме столбцы 7, 8 и 9 указаны дважды. В большинстве случаев их заполнение не входит в обязанности кадровика. Однако, если табель заполняет бухгалтер или если по должности кадровика требуется полное заполнение документа, следует учитывать определенные моменты:

• Если данные подготавливаются для оплаты по одному виду труда и одному корреспондирующему счету, столбцы 7 и 8 не требуется заполнять. Информация заносится в соответствующие пустые строки в заголовочной части, а столбец 9 заполняется.
• Если имеется несколько видов оплаты труда и соответствующих корреспондирующих счетов, то необходимо заполнять столбцы 7-9. При наличии трех и более видов оплаты добавляются дополнительные блоки.

Комментарий эксперта. При оформлении табеля следует учитывать, что последний день месяца может приходиться на выходной, и в этом случае не стоит указывать именно эту дату заполнения как дату формирования документа. Согласно части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, если невозможно создать первичный документ в день совершения хозяйственной операции, его следует составить в первый рабочий день следующего месяца.

Нижний блок табеля с подписными строками

В нижней части табеля предусмотрены строки для подписи следующих лиц:

• Ответственное лицо. Это тот сотрудник компании, который отвечает за корректность оформления табеля. Чаще всего этой задачей занимается начальник отдела кадров или руководитель организации.
• Руководитель структурного подразделения. Если табель ведется для конкретного подразделения, в этой строке указывается его руководитель.
• Работник кадровой службы. Здесь фиксируется имя кадровика или другого сотрудника, который оформил табель.

Каждый из указанных представителей должен подписать документ и указать свою должность, а также расшифровку своей подписи. Для руководителя подразделения и работника кадровой службы также предусмотрено указание даты подписания, которая будет совпадать с датой составления документа. Если в компании практикуется использование печатей, она ставится в правом нижнем углу. В случае отсутствия печати никаких дополнительных действий не требуется.

Электронная форма табеля учета рабочего времени

В компаниях с кадровым электронным документооборотом возможно оформление табеля исключительно в электронной форме. При этом документ подписывается с использованием электронных подписей. Обратите внимание на следующие ключевые моменты:

• документ подписывается руководителем с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;
• остальные участники, подписывающие документ, используют усиленную неквалифицированную электронную подпись;
• новый кадровик может продолжать использовать ранее выданную ему усиленную квалифицированную электронную подпись.

Также особое внимание следует уделить изменениям, действующим с осени 2023 года: теперь работодатели не имеют права оформлять электронные подписи на сотрудников на основании доверенности. Необходимо оформить личную электронную подпись и использовать машиночитаемую доверенность, что возможно в рамках модуля «Добыто. КЭДО».

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести табели учета рабочего времени?

Хотя законодательство не требует от работодателей обязательного ведения табелей учета рабочего времени, согласно статье 91 Трудового кодекса РФ, работодатели обязаны вести учет рабочего времени. Табель является удобным инструментом для этого, особенно форма Т-13, которая упрощает процесс.

Где найти коды для указания причин отсутствия на работе?

Работодатель может использовать собственные коды, но для удобства рекомендуется применять уже готовый перечень. Полный список кодов для неявок можно найти на титульном листе унифицированной формы Т-12, которую можно скачать из интернета.

Могут ли кадровики использовать простую электронную подпись для подписания табеля?

По части 4 статьи 22.3 ТК РФ для определенных документов требуется использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись. Табель, хотя и является первичной документацией, к таковым документам не относится, поэтому кадровик имеет право подписать табель с помощью простой электронной подписи.

Заключение

Табель учета рабочего времени — это важный элемент первичной кадровой документации, который позволяет начислять заработную плату сотрудникам в соответствие с фактически отработанным временем, а также привлекать работников к дисциплинарной ответственности за неявки по неуважительным причинам. Кроме того, он служит основанием для подготовки статистики, которая может быть предоставлена надзорным органам в ходе проверок.

Важно отметить, что использовать табель в унифицированной форме Т-12 или Т-13 не обязательно — закон обязывает работодателей, не относящихся к госорганизациям, лишь вести учет рабочего времени. На практике чаще всего используются формы Т-13, как в измененном, так и в неизмененном виде.

С помощью системы КЭДО табель учета рабочего времени можно оформлять в электронной форме, применяя усиленные квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи для их подписания. Кадровик также вправе использовать простую электронную подпись, однако рекомендуется использовать неквалифицированную ЭП для предотвращения возможных проблем в будущем.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).