Табель учета рабочего времени представляет собой важнейший элемент в деятельности любого работодателя, и его ведение является обязательным. Этот документ позволяет отслеживать количество часов, которые каждый сотрудник проработал в течение месяца, что является ключевым для корректного расчета заработной платы и выполнения требований контролирующих органов. Например, Социальный фонд России может потребовать представление табеля, чтобы удостовериться в правильности начисленных пособий, а инспекция труда использует его в процессе проверки соблюдения прав работников.
- Что такое табель учета рабочего времени и его назначение
- Цели табеля учета рабочего времени
- Формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13
- Заполнение табеля учета рабочего времени
- Хранение табеля учета рабочего времени
- Ответственность за ведение табеля
- Процедура назначения ответственного лица
- Ведение табеля: участие отдела кадров
- Обязанность архивирования документов
- Преимущества электронного документооборота
- Заключение
- Список источников
Что такое табель учета рабочего времени и его назначение
Табель учета рабочего времени — это структурированный документ, фиксирующий, как сотрудники распределяют свое рабочее время в течение установленного отчетного периода. Он выполняет две основные функции: служит как основание для бухгалтерской отчетности и представляет собой практический инструмент для стандартизации трудового процесса в организации.
Главной задачей табеля является регистрация фактически отработанного времени сотрудниками. Он позволяет контролировать соблюдение установленного рабочего графика, что способствует поддержанию порядка на рабочем месте. Информация о количестве отработанных часов и переработках также важна для составления статистических отчетов. Таким образом, табель учета рабочего времени становится значимым инструментом в управлении персоналом и бухгалтерии, обеспечивая точность в расчетах и контроле.
Табель оформляется в единственном экземпляре по указанию уполномоченного лица и начинает действовать после подписания начальником соответствующего отдела и экспертом по кадрам, после чего передается в бухгалтерию.
Процессы по созданию табеля могут быть оптимизированы с использованием данных, получаемых от электронных систем контроля доступа, а также автоматизированных систем учета рабочего времени для сотрудников, работающих на ПК. Это не только позволяет отслеживать время прихода и ухода, но и фиксировать простои в течение рабочего дня.
Комментарий эксперта. Электронный документооборот предоставляет возможность для создания, безопасного хранения и удобного согласования любых кадровых документов в цифровом формате. Специальное ПО дает возможность взаимодействия на разных операционных системах, включая даже отечественные ПК. Вести грамотный учет и анализ рабочего времени поможет модуль «Добыто. КЭДО».
Согласно статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации, ведение табеля учета рабочего времени обязательно для всех работодателей, кроме учреждений с государственным финансированием. Он выполняет важные функции как для кадровых служб, так и для бухгалтерии.
Цели табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени предназначен для следующих целей:
- Фиксация отработанных и непройденных часов: он служит регистратором времени, проведенного каждым работником на рабочем месте.
- Контроль за соблюдением рабочего графика: позволяет следить за выполнением трудового режима среди сотрудников.
- Расчет заработной платы: предоставляет необходимые данные для расчета выплат заработной платы и других вознаграждений.
- Формирование статистической отчетности: необходим для составления отчетов о трудовой деятельности работников.
В бухгалтерии табель используется как основание для подтверждения законности начислений и удержаний, а в кадровой службе – для мониторинга явок и обоснования дисциплинарных мер.
Комментарий эксперта. Нет точного примера бланка для такого табеля. В этой ситуации каждая компания обладает правом применять индивидуальный образец для документирования трудового времени своих работников.
Согласно законодательству, ведение реестра рабочего времени обязательно для всех фирм, за исключением бюджетных учреждений. Для этих целей существуют рекомендованные формы Т-12 и Т-13, различающиеся наличием финансового раздела. При этом организации вправе адаптировать эти формы согласно своим записям или создать собственные, ориентированные на особенности компании.
Формы табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13
Государственные нормы предписывают поддержание учета рабочего времени для всех организаций, за исключением бюджетных учреждений. Для этих целей существуют официальные формы Т-12 и Т-13. Главное отличие между ними заключается в том, что форма Т-13 не содержит раздела с финансовой информацией, необходимой для расчета заработной платы.
Комментарий эксперта. Компаниям не обязательно использовать именно эти формы; их можно модифицировать под свои потребности или разработать собственный бланк, который будет им удобен.
Формы учета не являются строгими и могут адаптироваться под нужды каждой компании. Многие организации выбирают стандартные образцы, предложенные Госкомстатом Российской Федерации, что упрощает процессы учета.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени является регулярным документом, который составляется ежемесячно. Его номер соответствует месяцу, за который он составлен, и содержит данные о всех днях этого месяца.
Табель открывается в начале месяца и предоставляется в бухгалтерию дважды: сначала для авансового расчета заработной платы за первые 15 дней месяца, затем для финального расчета по итогам месяца.
При заполнении табеля важно указать реквизиты в верхнем правом углу, такие как номер документа и дата его утверждения. Таким образом, обеспечивается стандартизация учета и контроль за использованием актуальных форм.
Список сотрудников может быть составлен в произвольном порядке: по алфавиту, табельным номерам или должностям, согласно внутренним регламентам компании. Важно фиксировать все явки и отсутствия сотрудников, либо же лишь отклонения: больничные, прогулы, переработки и т.д.
Комментарий эксперта. В табель рабочего времени не включается информация о сотрудниках, занятых неофициально, внешних совместителях и лицах, работающих на основе договоров ГПХ.
Заполнение реестра активно осуществляется с использованием стандартизированной системы обозначений. Учет ведется для сотрудников, имеющих трудовые договоры, включая внутренних совместителей.
Хранение табеля учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени сохраняются в течение пяти лет, согласно постановлениям Росархива. Для организаций, работающих в условиях вредного или опасного производства, сроки хранения могут составлять до 50 лет, в зависимости от даты завершения документации. Они должны быть систематизированы перед передачей в архив, с созданием реестра дел, который будет включать информацию о сроках хранения.
С учетом всех вышеизложенных моментов, правильное ведение и хранение табеля учета рабочего времени является важной составляющей успешного функционирования организации, позволяющим обеспечить точность в расчетах и соблюдение трудового законодательства.
Ответственность за ведение табеля
Обязанность по ведению табеля учета рабочего времени в компании несет уполномоченное лицо, которое отвечает за регистрацию фактически отработанного времени каждого сотрудника. Важно отметить, что законодательство требует подписи табеля со стороны руководителя отдела и представителя кадровой службы, только после этого документ может быть передан в бухгалтерию для дальнейшей обработки.
Комментарий эксперта. Обычно руководство компании оставляет за собой право назначить любого члена коллектива главным по ведению табеля, путем издания приказа, в котором прописывается его должность и фамилия. Если отсутствует назначение ответственного сотрудника, то обязанность по ведению табеля может быть урегулирована в рамках трудового контракта, иначе требование от сотрудника о ведении учета будет лишено законной основы.
Процедура назначения ответственного лица
Руководство компании имеет право назначить сотрудника, ответственного за ведение табеля, издавая соответствующий приказ, в котором указываются его фамилия и должность. В случае отсутствия официального назначения, этот момент может быть определён в трудовом контракте, иначе требования по ведению учета могут быть поставлены под сомнение с юридической точки зрения.
В крупных организациях часто бывает принято назначать отдельных сотрудников в различных подразделениях, которые будут вносить данные в табель на протяжении месяца. По окончании отчётного периода, табель передается на подписание руководителю подразделения. После проверки данных, документ отправляется в кадровую службу, где информация сверяется и используется для оформления необходимых кадровых документов. После завершения всех проверок, табель удостоверяется подписью работника кадровой службы и передается в бухгалтерию.
В небольших компаниях процесс обычно упрощён: работник кадровой службы самостоятельно ведет табель и отправляет его в бухгалтерию каждый месяц без необходимости промежуточных согласований.
Ведение табеля: участие отдела кадров
Процесс заполнения табеля на уровне отдела кадров является ключевым моментом в учете рабочего времени, который требует внимания и точности. Каждая организация может разрабатывать уникальный формат табеля как в письменном, так и в электронном виде, но строго обязательной структуры для него нет. С ноября 2021 года, в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе, электронные табели требуют обязательного подтверждения квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Обязанность архивирования документов
Компании и индивидуальные предприниматели обязаны хранить полную документацию, касающуюся своей деятельности, включая табели учета рабочего времени. Эти документы могут храниться как в бумажном виде, так и в электронном формате. Табель содержит информацию о фактически отработанных часах, а также фиксирует количество неотработанных часов, учитывая переработки, задачи в выходные и праздничные дни, командировки, отпуска и временную нетрудоспособность. В табеле используются специальные символы и коды для упрощения учета: например, «8» для обозначения отработанных часов, «К» для командировок, «В» для выходных и праздников, что позволяет быстро анализировать информацию.
Преимущества электронного документооборота
Переход к электронному документообороту в процессе учета рабочего времени может быть обоснован рядом факторов, так как он предоставляет очевидные преимущества для организаций:
- Скорость обработки документов: электронный формат позволяет более оперативно обрабатывать и хранить информацию.
- Автоматизация процессов: упрощает и ускоряет различные этапы документооборота.
- Экономия пространства: электронные базы данных занимают значительно меньше места, чем традиционные бумажные архивы.
- Безопасность данных: использование сертифицированных каналов обмена электронными документами обеспечивает высокий уровень защиты информации.
- Удаленный доступ к документам: возможность работы с документами из любого места становится особенно актуальной в современных условиях.
Сертифицированные каналы обмена электронными документами обеспечивают надежную защиту данных и могут эффективно заменить традиционные способы передачи, такие как почта или курьерская доставка, уменьшая риски утечек информации. Специализированные операторы постоянно улучшают меры безопасности для обеспечения надежности и защиты данных при обмене документами.
Заключение
Электронный документооборот для табелей учета рабочего времени представляет собой стратегический шаг вперед для компании, который может повысить производительность труда, снизить издержки и усовершенствовать управление персоналом. Не упустите возможность оптимизировать рабочие процессы и оставайтесь на шаг впереди конкурентов, используя систему КЭДО для учета рабочего времени.
