Учет и расчет рабочего времени: формы, виды и способы ведения

При подписании трудового договора и ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), работник согласен с установленным для него рабочим временем. Это количество часов, предусмотренное для выполнения трудовых обязанностей, регистрируется кадровыми службами и бухгалтерией, играя ключевую роль в расчете заработной платы и дополнительных выплат за переработку. Контроль рабочего времени позволяет выявлять сотрудников, которые систематически опаздывают, покидают рабочее место раньше положенного времени или неэффективно используют свое рабочее время.

Рассмотрим, что включает в себя учет и расчет рабочего времени, как организовать этот процесс на предприятии, а также какие документы ведет работодатель как в бумажном, так и в электронном виде.

Основные термины и определения

Рабочее время — это период, в течение которого работник в соответствии с ПВТР и трудовым договором выполняет свои трудовые обязательства, а также другие временные отрезки, попадающие под действие трудового законодательства (ст. 91 ТК РФ).

Учет рабочего времени — это метод подсчета фактических часов, которые работник посвятил выполнению своих обязанностей. Учет необходим для эффективной организации труда, оптимизации рабочих процессов и поддержания дисциплины.

Расчет рабочего времени — это процесс определения допустимого количества часов, которые работнику выделяются на день, неделю или месяц с учетом сокращений, например, в дни праздничных выходных. Этот расчет важен для корректного определения нормы рабочего времени при расчете зарплаты.

Контроль рабочего времени — это процедуры и методы, позволяющие отслеживать, как работник использует свое рабочее время и сколько из него направляет непосредственно на выполнение трудовых функций. Такой контроль необходим для поддержания трудовой дисциплины и выявления нарушителей ПВТР, а также для оптимизации распределения рабочих задач.

Табель учета рабочего времени — это первичный учетный документ, формируемый в виде таблицы и предназначенный для учета фактически отработанных, неотработанных дней и часов сотрудников, а также для составления статистики трудовой деятельности.

Для ведения учета рабочего времени и заполнения соответствующих документов можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Значение учета рабочего времени

Учет, расчет и контроль рабочего времени решают различные, но взаимосвязанные задачи. Эти процессы необходимы в компании для:

• Расчета заработной платы на основе реально отработанных часов.
• Соблюдения трудового законодательства, особенно нормирования труда (обычно не более 40 часов в неделю).
• Поддержания трудовой дисциплины и применения соответствующих мер к нарушителям ПВТР.
• Оптимизации рабочих процессов путем перераспределения нагрузки между сотрудниками, если одни работают больше, а другие не загружены.
• Помощи сотрудникам в эффективном использовании рабочего времени через тайм-менеджмент.
• Оценки производительности персонала и необходимости сокращения или, наоборот, привлечения дополнительных работников.

Комментарий эксперта. Большинство работодателей часто ограничиваются лишь первыми двумя задачами, что может привести к неэффективному использованию человеческих ресурсов. Задачи, касающиеся дисциплины и оценки производительности, обычно находятся в ведении HR-менеджера или кадровика.

Документальное оформление учета рабочего времени

Основным документом для учета рабочего времени является табель учета рабочего времени. В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. существуют две формы табеля: Т-12 и Т-13.

• Форма Т-12 используется для учета рабочего времени и расчета с персоналом, содержит дополнительную информацию о выплатах, необходимую для бухгалтерии.
• Форма Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени.

Режимы работы и виды учета рабочего времени

Каждая организация самостоятельно устанавливает режим работы, который может быть:

• Нормированный — чаще всего ограничивается 5-дневной рабочей неделей с 8-часовым рабочим днем, с оплатой переработок.
• Ненормированный — выбранные сотрудники могут работать сверх установленных норм по указанию работодателя, день может варьироваться по продолжительности.
• Гибкий (свободный) — работник сам регулирует время начала и окончания рабочего дня.
• Сменный — рабочие дни и выходные меняются по графику.
• Дистанционный — работник выбирает место для выполнения своих обязанностей.

Существует несколько видов учета рабочего времени:

• Поденный (ежедневный) учет — фиксируется общее количество отработанных часов и дни отсутствия.
• Понедельный учет — применяется, когда рабочее время сотрудников варьируется в зависимости от дня недели, суммируется по неделям.
• Суммированный учет — используется, когда работники трудятся не по стандартным графикам, учет ведется ежедневный с расчетом за более длительные периоды (месяц, квартал и т.д.).

Эти документы могут быть заполнены в электронном формате с использованием модуля «Добыто. КЭДО».

Методы контроля рабочего времени

Существует несколько способов мониторинга использования рабочего времени, которые могут применяться как по отдельности, так и в комбинации:

• Видеонаблюдение — эффективно используется для контроля в офисах и на производстве.
• Аудиозаписи — применяются для оценки работы колл-центров и служб поддержки.
• Системы контроля доступа — позволяют отслеживать опоздание сотрудников и время, проведенное на рабочем месте.
• Отчетность — сотрудники предоставляют отчеты о выполненных задачах.

Комментарий эксперта. Существуют также специализированные программы и онлайн-сервисы для контроля рабочего времени, такие как ОфисМЕТРИКА, CrocoTime, Kickidler, которые позволяют отслеживать активность сотрудников и предотвращать нарушения.

Оформление табеля учета рабочего времени в электронном виде

Унифицированные формы Т-12 и Т-13, хотя и не являются обязательными, являются удобными для работодателей и часто используются.

Перед началом заполнения табеля назначается ответственный за его ведение, обычно это кадровик или другой уполномоченный сотрудник.

Табель включает:

• название компании и подразделения;
• код по ОКПО;
• порядковый номер и дата заполнения;
• отчетный период;
• сведения о сотрудниках;
• информацию о явках и отработанных часах;
• итоговые данные по часам и дням работы;
• сведения для расчета заработной платы;
• причины отсутствия;
• подписи ответственных лиц.

Шаблон табеля учета рабочего времени доступен в базе модуля «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Эффективная организация учета рабочего времени и контроль над его расходованием являются ключевыми аспектами работы любого предприятия. Эти процессы помогают не только точно рассчитать заработную плату, но и поддерживать дисциплину, оптимизировать нагрузку и повышать производительность сотрудников. Правильное оформление документации и использование современных технологий играют важную роль в успешной деятельности компании.

Кодовые обозначения в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени используется система буквенных кодов для обозначения явок и отсутствий сотрудников. Ниже представлены наиболее распространенные коды.

Явка

• Я — явка в дневное время.
• Н — явка в ночное время.
• РВ — работа в выходные или праздничные дни.
• С — сверхурочная работа.
• ВМ — работа вахтовым методом.

Отсутствие

Если сотрудник отсутствует на работе по причине командировки или курсов повышения квалификации, используются следующие коды:

• К — командировка.
• ПК — повышение квалификации с отрывом от основной работы.
• ПМ — повышение квалификации в другой местности с отрывом от работы.

Отпуска

Для обозначения различных видов отпусков применяются следующие аббревиатуры:

• ОТ — ежегодный оплачиваемый отпуск.
• ОД — дополнительный оплачиваемый отпуск.
• ДО — административный отпуск без сохранения заработной платы.
• У, УВ, УД — учебный отпуск с сохранением зарплаты, учебный отпуск без отрыва от работы (сокращенный рабочий день), учебный отпуск без сохранения зарплаты.
• Р — отпуск по беременности и родам.
• ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
• ОЗ — отпуск без сохранения зарплаты.
• ДБ — дополнительный отпуск без сохранения зарплаты.

Пропуски

Коды, обозначающие причины неявки, включают:

• Б — временная утрата трудоспособности (больничный) с выплатой пособия.
• Т — временная утрата трудоспособности без выплат пособия.
• ЛЧ — работа с сокращенным рабочим днем.
• ПВ — вынужденный прогул в случае незаконного увольнения или отстранения.
• Г — отсутствие по причине исполнения государственных или общественных обязанностей.
• ПР — прогул.
• НС — неполный рабочий день.
• В — выходные и праздничные дни.
• ОВ и НВ — дополнительный оплачиваемый и неоплачиваемый выходные соответственно.
• ЗБ — забастовка.
• НН — отсутствие на рабочем месте без объяснения причины.
• РП, НП, ВП — простой по вине работодателя, по обстоятельствам, не зависящим от сторон, по вине работника.
• НО и НБ — неявка по причине отстранения с сохранением и без сохранения заработной платы соответственно.
• НЗ — приостановка работы из-за невыплаты заработной платы.

Оформление табеля учета рабочего времени в электронной форме

В процессе ведения кадрового электронного документооборота специалисты по кадрам оформляют табель в электронном формате. Обычно используется система КЭДО, где выбираются шаблоны табеля (формы Т-12 или Т-13), и вносятся все необходимые данные. Подписание осуществляется с использованием электронной подписи. Для табелей нет строгих требований к типу подписи — может использоваться как простая, так и усиленная неквалифицированная подпись.

Комментарий эксперта. Важно помнить, что все расходы на получение электронной подписи в соответствии с трудовым законодательством несет работодатель, а не работник. Если для подписания табеля используется простая электронная подпись, необходимо, чтобы ее возможный вид был определен локальным нормативным актом.

Заключение

Учет рабочего времени является обязанностью работодателя согласно ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. В то же время, трудовое законодательство не устанавливает специфических требований к ведению такого учета. На практике наиболее часто используются табели учета рабочего времени формы Т-12 или Т-13. Первичная учетная документация может вестись как в бумажном, так и в электронном формате. В рамках системы электронного документооборота заполненный табель может быть подписан любой электронной подписью — простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной.

Для контроля фактического времени работы могут применяться разнообразные инструменты, такие как системы контроля доступа (СКУД), системы мониторинга, видеонаблюдение и удаленный доступ к рабочим местам сотрудников. Законодательство разрешает ведение табелей учета рабочего времени в электронном виде, что упрощает процесс.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать свои индивидуальные коды при составлении табеля учета рабочего времени?
Да, работодатель имеет право разработать собственную систему обозначений для явок и неявок работников. Для этого потребуется издание соответствующего локального нормативного акта.

Как обозначать явку или неявку, если сотрудник работает дистанционно?
Отдельных кодов для дистанционных сотрудников не предусмотрено. Они оформляются так же, как и обычные сотрудники, используя стандартные обозначения для явок и неявок.

Законно ли устанавливать видеонаблюдение за сотрудниками в офисе?
Да, работодатель вправе устанавливать системы видеонаблюдения в целях обеспечения безопасности на рабочих местах. Однако важно помнить, что в соответствии с статьей 152.1 Гражданского кодекса Российской Федерации рост и внешность человека являются его персональными данными. Поэтому для законного использования видеонаблюдения необходимо предварительно получить письменное согласие сотрудников на обработку их персональных и биометрических данных. В противном случае видеонаблюдение может оказаться незаконным, и работник вправе подать иск против работодателя.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).