Отдел кадров является важным структурным подразделением на каждом крупном предприятии. Сотрудники этого отдела несут ответственность за поиск, отбор персонала, ведение кадровой документации и разработку стратегий для эффективного использования потенциала сотрудников. В компаниях, где нет отдельного кадрового отдела, аналогичные функции часто выполняет бухгалтерия. В России термин «кадровик» продолжает использоваться, несмотря на появление более современного наименования «HR-менеджер». Эти две профессии, тем не менее, имеют разные функции и задачи.
В данном тексте мы рассмотрим, какие процессы включает управление отделом кадров, какие квалификации требуются для руководителей этого отдела и как повысить эффективность управленческих решений.
Основные задачи и цели отдела кадров
Ключевая задача отдела кадров заключается в обеспечении компании сотрудниками, обладающими необходимыми квалификациями для выполнения поставленных задач. Чтобы привлечь квалифицированных специалистов, кадровики применяют разнообразные стратегии, такие как размещение вакансий в средствах массовой информации, на специализированных площадках типа HeadHunter и обращение в государственные службы занятости.
Кроме того, еще одной важной задачей этого отдела является соблюдение норм Трудового кодекса. Кадровики несут ответственность за ведение личных дел сотрудников, заполнение карточек учета, а также подготовку разнообразной документации.
В повседневной работе отдел кадров решает множество задач, среди которых:
- Отбор и наём персонала: Кадровый отдел организует собеседования, проводит встречи с кандидатами, просматривает резюме и осуществляет отбор наиболее перспективных специалистов, обеспечивая соблюдение всех норм трудоустройства.
- Создание карьерных планов: Разработка индивидуальных планов развития своих сотрудников для полного раскрытия их потенциала, что приносит пользу как им, так и компании в целом.
- Анализ текучести кадров: Выявление причин, по которым сотрудники покидают компанию, помогает улучшить условия труда и работу руководства.
- Организация штатного расписания: Подготовка и актуализация списка всех сотрудников и их квалификаций, что позволяет избежать штрафов от инспекции труда за несоответствие.
- Ведение личных дел сотрудников: Оформление и поддержание актуальности личных дел, выдача необходимых справок по запросу.
- Составление графика отпусков и его контроль: Определение распределения отпусков и отслеживание его выполнения.
- Проведение аттестаций и организация курсов повышения квалификации: Для некоторых профессиональных направлений, таких как педагогика или медицина, регулярная сертификация сотрудников — необходимая мера.
Эти функции иллюстрируют роль кадровиков как организаторов всех процессов, связанных с персоналом, включая подготовку необходимой документации. В их обязанности входит работа как с постоянными, так и с временными сотрудниками.
Комментарий эксперта. Правильное управление отдела кадров начинается с грамотного подбора специалистов. Российские компании испытывают острый дефицит опытных кадровиков, готовых работать с большим объемом документации и выполнять множество разнообразных обязанностей. Кадровый отдел играет важную роль в структуре руководства любой организации.
Различия между кадровиком и HR-менеджером
В крупных организациях часто существуют как отдел кадров, так и отдел по работе с персоналом. Это разделение позволяет четко разграничить функции, касающиеся кадровой документации и подбора новых работников. Основная задача кадровика состоит в ведении делопроизводства: заполнении документов, контроле за соблюдением законодательства и управлении данными сотрудников.
Кадровики занимаются составлением и контролем графиков отпусков, выплатами пособий и обработкой больничных листов. Они освобождены от задач, связанных с профессиональным развитием сотрудников — эти функции выполняются HR-менеджерами.
Когда в компании функционирует отдельное HR-подразделение, его специалисты отвечают за:
- Подбор персонала. HR-менеджеры размещают вакансии, анализируют отклики, изучают резюме и организуют собеседования в соответствии с установленными процедурами.
- Адаптацию новых сотрудников. Грамотная адаптация (онбординг) позволяет снизить текучесть кадров и облегчает интеграцию новых работников в корпоративную культуру.
- Управление командными взаимодействиями. HR-специалисты помогают разрешать конфликтные ситуации и занимаются переводом сотрудников между подразделениями.
- Разработка методов мотивации. HR-менеджеры занимаются вопросами поощрений, льгот и дисциплинарной ответственности, согласовывая свои предложения с руководством.
- Консультирование сотрудников. HR-отдел предоставляет информацию сотрудникам по всем актуальным вопросам.
Таким образом, кадровики сосредоточены на документообороте и соблюдении трудового законодательства, в то время как HR-менеджеры занимаются стратегическими вопросами, включая поиск и адаптацию новых работников, а также их развитие.
Организация управления отделом кадров
Для успешной работы предприятия важна согласованность действий руководства и структурных подразделений, а также четкая иерархия. Сотрудники должны понимать, чьи распоряжения они выполняют, избегая конфликтующих указаний от разных уровней руководства. Проблемы могут возникать, если одновременно работают как кадровый отдел, так и HR-подразделение, обладающее схожими функциями.
Структура управления может выглядеть следующим образом:
- Директор. Генеральный директор несет полную ответственность за результаты управленческих решений.
- Руководитель HR-подразделения. Этот специалист обладает актуальной информацией о текущем состоянии дел в кадровом отделе.
- Заместители. Руководитель HR отдела назначает заместителей. Первый отвечает за организацию работы с кадровыми вопросами, а второй — за социальные аспекты.
Комментарий эксперта. Для каждого сотрудника необходимо создать должностную инструкцию, в которой будет чётко прописан круг обязанностей. Это позволяет заместителям сосредоточиться на своих задачах и предоставлять информацию руководителю HR, который в свою очередь доносит ее до директора для принятия необходимых управленческих решений.
Неопределенная структура управления чревата рисками для компании, так как затрудняет получение полной информации о кадровой ситуации и может привести к неверным управленческим решениям. Четкое распределение ролей и обязанностей, наоборот, повышает эффективность работы.
Знания и навыки сотрудников отдела кадров
Работа в кадровом отделе и HR-подразделении требует особых знаний и навыков. Специалисты, осуществляющие подбор сотрудников, в конечном итоге влияют на эффективность всех бизнес-процессов. Непрофессионализм в этой сфере может привести к серьезным последствиям, включая штрафы и судебные иски от сотрудников.
При выборе кандидатов на должности в отдел кадров следует обращать внимание на следующие важные компетенции:
- Знание трудового права. Глубокое понимание норм трудового законодательства и умение вести документацию являются краеугольными камнями профессии.
- Анализ кадровой структуры. Способность оценивать текущий кадровый состав, составлять штатное расписание и выявлять потребность в новых сотрудниках.
- Технологии подбора персонала. Умение создавать и размещать вакансии, проводить собеседования и оценивать компетенции соискателей.
- Организация процесса онбординга. Специалист должен уметь внедрять новых сотрудников в коллектив, обеспечивая им адаптацию на новом месте.
- Основы HR-маркетинга. Специалист должен знать, как эффективно представить компанию потенциальным кандидатам, чтобы привлекать наиболее подходящих соискателей.
Это лишь небольшая часть навыков и знаний, необходимых работникам отдела кадров. Требования к специалистам постоянно растут, и найти опытного кадровика становится всё сложнее. Квалифицированный специалист с обширным опытом может рассчитывать на высокую зарплату, поскольку его работа во многом определяет успех компании.
Кадровая работа с удаленными сотрудниками
Современные требований рынка труда предъявляют новые навыки к кадровикам и HR-специалистам, особенно в свете растущего числа удаленных сотрудников. Эти работники не посещают офис и взаимодействуют с работодателем исключительно через средства удаленного доступа. При этом все нормы трудового законодательства должны соблюдаться в равной степени как для офисных, так и для удаленных сотрудников. Кадровики, работающие с удаленным персоналом, должны овладеть рядом дополнительных навыков:
- Поиск и подбор сотрудников через интернет. Чтобы эффективно находить квалифицированных специалистов без личных встреч, кадровикам нужно знать принципы проведения онлайн-собеседований. Умение общаться с кандидатами в формате видеочатов становится важным аспектом их работы.
- Работа с кадровыми документами дистанционно. Для этого необходима организация системы электронного документооборота (КЭДО) на предприятии, что позволяет упростить процессы оформления и хранения документации.
- Использование новых форматов для поддержки профессионального роста сотрудников. HR-специалист должен быть готов находить подходящие онлайн-курсы, организовывать обучение, а также обсуждать с работниками их необходимость повышения квалификации.
Многие компании адаптируются к новой реальности и меняют принципы работы с кадровиками. С ростом зарплатных ожиданий соискателей в отечественных мегаполисах, работодателям стало проще привлекать специалистов из регионов, что позволяет находить квалифицированных профессионалов с большим опытом работы, готовых работать за более низкую зарплату.
Процесс найма кадровика в удаленном режиме возможен только при условии внедрения электронного документооборота в компании. Тем не менее, некоторые документы все равно потребуется подготавливать и отправлять в бумажном виде, что вызвано требованиями законодательства.
Комментарий эксперта. Во многих организациях применяется гибридная модель работы кадровой службы, при которой трудовые книжки и другие бумажные документы хранятся на месте — кадровик не может забирать их с собой. Однако он имеет возможность выдавать справки, обрабатывать больничные листы, а также оформлять прием на работу, отпуска и переводы, находясь при этом удаленно. Таким образом, кадровик может редко быть в офисе, но его работа не может считаться полностью удаленной.
Перевод кадровой документации в цифровой формат
Цифровой документооборот в кадровой работе позволяет значительно сократить объем бумажных документов, тем самым улучшая эффективность коммуникации и взаимодействия на расстоянии. Переход на электронную систему документооборота позволит организации работать с сотрудниками из разных регионов. Составляется соглашение с работниками о переходе на КЭДО, что будет выгодно обеим сторонам. Сотрудники получат возможность оперативно оформлять необходимые документы, а кадровая служба сможет быстрее справляться с рутинными задачами.
Цифровые форматы уже могут включать такие документы, как заявления о приеме на работу, локальные нормативные акты, графики отпусков и различные инструкции. Шаблоны документов помогут ускорить процесс оформления кадровой документации.
Системы КЭДО также позволяют настраивать маршруты согласования документов, если они требуют одобрения от нескольких отделов и ответственных специалистов, что значительно ускоряет этот процесс.
Цифровой документооборот стал возможным благодаря внедрению электронных подписей. Эти подписи накладываются на электронные версии документов и предотвращают внесение изменений. Организации заключают соглашения с сотрудниками и контрагентами, приравнивая цифровую подпись к собственной рукописной.
Грамотно организованная работа отдела кадров является важнейшим условием успешного функционирования предприятия. Этот подразделение играет ключевую роль в подборе специалистов, необходимых для решения ежедневных задач.
Кадровый отдел и HR-служба занимаются приемом, адаптацией и развитием персонала, а также ведением всей необходимой документации. Совсем недавно появилась возможность перевести эти процессы в электронный формат, что существенно увеличивает эффективность работы с документами и упрощает управление кадровыми ресурсами.
Заключение
Таким образом, успешное управление кадровым отделом требует не только традиционных навыков, но и умения адаптироваться к новым условиям работы, связанным с удаленным взаимодействием. Переход на электронный документооборот и развитие дистанционных форматов кадровой работы — это шаг вперед, направленный на повышение производительности и эффективности в управлении персоналом.
