Работа любого отдела фирмы должна быть основана на стремлении к повышению эффективности. Кадровое подразделение включает в себя сотрудников, которые подбирают самые важные для компании ресурсы – людей. Это значит, что кадровый отдел должен стремиться максимально улучшить общие показатели работы. Он должен, в первую очередь, организовывать эффективную систему, позволяющую взаимодействовать со специалистами.
Полномочия кадровой службы в организации
Основные функции, которыми наделяется кадровая служба любой организации:
- Планирует персонал. Если фирма хочет развиваться, она должна составить план. Он даст возможность выбрать сотрудников, спланировать обучение, обеспечить оценку деятельности. Нехватка высококвалифицированных специалистов ощущается практически во всех сферах деятельности. Подобрать эффективную команду и переподготовить сотрудников достаточно сложно. Все необходимо делать заранее.
- Составляет описание работ, должностные инструкции, требования к квалификации. Нельзя трудоустраивать человека, не осознавая, какие обязанности он должен исполнять. То же самое касается деятельности кадрового отдела. Не получится оценить и проконтролировать работу персонала, не понимая, что учитывать. В фирме должен быть специалист, который организовывает работы по составлению нужных документов.
- Нанимает сотрудников, подбирает и отбирает их. Принцип подбора специалистов, порядок проведения отборочных мероприятий, способ проверки рекомендаций – за все это отвечает кадровая служба. Работа, которая касается подбора сотрудников, достаточно сложна. Руководство, которое не уделяет ей должного внимание, берет на себя риск принять на работу низкоквалифицированного работника. Подобное случается не так уж редко.
- Адаптирует персонал. Если человек был отобран и взят в компанию, он должен сразу продемонстрировать собственную эффективность. Для этого фирме необходимо решить, как ускорить адаптацию сотрудника к новым условиям.
- Развивает и обучает персонал. И мировая, и российская бизнес-среда характеризуется быстрыми изменениями. Если не развивать сотрудников должным образом, можно отстать от трендов, потерять конкурентные преимущества. Сегодня крупные компании, в том числе в РФ, непрерывно обучают сотрудников. Возможно, это и объясняет их успешность.
- Оценивает и аттестует сотрудников. Руководство должно знать про работу специалистов. Для объективной оценки работы нужно проводить аттестации, иные мероприятия, которые позволяют оценить эффективность персонала.
- Мотивирует персонал. Имеются в виду меры, которые нужно предпринимать для стремления сотрудников к хорошей работе. При мотивировании необходимо побуждать работников, а не принуждать их.
- Помогает строить карьеру. При отсутствии резерва кадров есть риск потерять специалистов и руководителей. Если не оказывать сотрудникам помощь в продвижении по карьерной лестнице, люди начнут строить карьеру сами. О нехватке квалифицированных кадров было сказано выше.
- Восстанавливает рабочую силу. Если не отслеживать рабочую нагрузку, не выполнять обязательные медицинские осмотры, не давать вовремя отпуск и игнорировать организацию отдыха для работников, можно столкнуться со снижением темпов производства. Сотрудники попросту «устанут».
- Социализирует сотрудников. Работники лояльны к собственной фирме и работают эффективно, если в компании царит атмосфера доброжелательности, открытости. Кроме того, эффективность труда повышается при хорошем уровне культуры, выстраивании неформальных взаимоотношений.
- Увольняет сотрудников. Организовать увольнения необходимо так, чтобы сотрудники покидали фирму с положительным настроем либо, как минимум, нейтральным. В противном случае работники, которые ушли, могут навредить имиджу организации. Кроме того, человек, который проработал в фирме долгое время, владеет важными сведениями. Лучше, если работник не донесет эту информацию до других лиц.
- Регистрирует документы. Для всех перечисленных выше процедур необходимо выполнять фиксацию, регистрацию, оформление. Это относится к спектру задач отдела кадров. Ввиду того, что зачастую информации, которую надо регистрировать, немного, в компании только ведут личные дела, учет сотрудников, оформляют приказы.
Комментарий эксперта. Снижение мотивации к труду, ухудшение управляемости производством, малая эффективность фирмы – все это обусловлено неисполнением задач, которые касаются кадров. Однако подобные явления трудно заметить сразу. Если фирме не хватает денежных средств, это всегда заметно. Если проблема кроется в кадровых ресурсах, можно не понять, в чем причина.
Подсистемы отдела кадров
Функции кадровой службы включает в себя несколько подсистем. Одна из них – планирование, маркетинг. Сотрудники, входящие в нее, отвечают за следующее:
- определение политики кадров, методов управления сотрудниками;
- анализ потенциала кадров, трудового рынка;
- организация планирования кадров;
- планирование и прогнозирование потребности в кадровых ресурсах;
- организация рекламы;
- поддержание коммуникации с внешними источниками, обеспечивающими фирму сотрудниками.
Еще есть подсистема найма, учета специалистов. Сотрудники, включенные в нее, делают следующее:
- принимают сотрудников в компанию;
- собеседуют, оценивают, отбирают работников;
- выполняют профориентацию сотрудников;
- следят за тем, чтобы трудовые ресурсы использовались рационально;
- осуществляют управление занятостью сотрудников;
- ведут делопроизводственное обеспечение системы управления.
Специалисты подсистемы трудовых отношений отвечают за следующее:
- анализ и регулирование отношений между группами, отдельными сотрудниками;
- анализ и регулирование взаимоотношений между руководством;
- управление рабочими конфликтами, стрессом;
- проведение психологическо-социальной диагностики;
- соблюдение норм этики в трудовых взаимоотношениях;
- контроль отношений с профсоюзами.
Сотрудники подсистемы трудовых условий обеспечивают следующее:
- соблюдение психофизиологических норм;
- соблюдение норм в области трудовой экономики;
- соблюдение норм, касающихся технической эстетики;
- охрана рабочей деятельности, техника безопасности;
- охрана природы;
- организация военизированной охраны определенных сотрудников.
Специалисты подсистемы по развитию персонала ответственны за следующее:
- обучение сотрудников;
- переподготовка кадров, повышение их квалификационного уровня;
- ввод в должность новых претендентов, их адаптация;
- оценка кандидатов на должности;
- периодическая оценка кадровых ресурсов;
- изобретательство, рационализация;
- реализация карьерного роста;
- организация работы с людьми из резерва кадров.
Специалисты подсистемы мотивации поведения сотрудников обеспечивают следующее:
- мотивация рабочего поведения сотрудников;
- нормирование, тарификация трудового процесса;
- разработка системы по оплате работы;
- разработка формы участия работников в доходе, капитале;
- разработка методик, морально поощряющих работников;
- организация методическо-нормативного обеспечения системы по управлению сотрудниками.
Сотрудники подсистемы социального развития ответственны за следующее:
- организация общепита;
- управление обслуживанием жилищного характера;
- развитие культуры, физического воспитания;
- обеспечение отдыха, здравоохранения;
- нахождение детсадов, школ, обеспечение ими работников;
- управление конфликтными ситуациями;
- организация социального страхования;
- реализация продовольствия.
Также выделяют подсистему по развитию организационных структур. Входящие в нее работники делают следующее:
- анализ текущей организационной структуры управления;
- проектирование новой организационной структуры управления;
- разработка документов по численности и структуре штатов;
- формирование организационной структуры управления;
- разработка и реализация рекомендаций по стилю, методикам руководства.
Работники подсистемы по юридическому обеспечению занимаются следующим:
- решение юридических вопросов, которые касаются рабочих взаимоотношений;
- согласование распорядительной документации, которая касается управления кадровыми ресурсами;
- решение юридических вопросов, связанных с хозяйствованием;
- проведение консультаций, освещение правовых вопросов.
Также выделяют подсистему по информационному обеспечению. Сотрудники данной подсистемы:
- ведут учет, статистические данные работников;
- занимаются техническим, информационным обеспечением системы по управлению кадровыми ресурсами;
- предоставляют сотрудникам научные, технические данные;
- организовывают лицензионно-патентную деятельность;
- организовывают работу отделов массовой информации в фирме.
Нужно заметить, что обычно лишь крупные организации предусматривают все перечисленные выше подсистемы.
Как организовать работу кадровой службы с нуля
Чаще всего на начальных этапах работы фирмы, когда суммарное число работников ниже 50, обязанности кадрового подразделения исполняет офис-менеджер либо бухгалтерский отдел. На этой стадии кадровики лишь ведут делопроизводство, учет кадров. По сути, управлять сотрудниками еще не требуется. Однако, когда компания развивается и расширяется, наступает момент, когда руководство осознает необходимость создания полноценной кадровой службы.
Ввод новой должности целесообразен, если суммарное число сотрудников равно 50-100. Руководитель отдела кадров на начальных стадиях организации обеспечивает следующее:
- организация и систематизация оборота документов, связанного с кадрами;
- разработка должностных инструкций, регламентов, которые определяют требования к исполняемой работе, квалификации специалистов;
- организация системы приема сотрудников в фирму.
Все перечисленное выше – база для становления подразделения. Вводить прочие функции нужно последовательно. Компания развивается, а значит, проблемы, касающиеся ее расширения, становятся все серьезнее. Начинает чувствоваться серьезная потребность в кадровой службе. Эйчары должны точно знать, как необходимо действовать на любой из стадий развития фирмы.
На 2-й стадии становления кадрового подразделения появляется необходимость в оформлении, выделении функциональных направлений, связанных с работой эйчаров. Точной связи с числом сотрудников нет. Гораздо важнее стремиться к тому, чтобы работа была максимально эффективной.
По окончании разработки оргструктуры нужно подумать о планировании кадров. Обычный набор сотрудников, когда это нужно, показывает низкую эффективность. При реализации планирования руководство кадровой службы должно позаботиться о следующем:
- расчет лучшего числа сотрудников с учетом текущих потребностей каждого подразделения компании;
- разработка и оптимизация численности штатов;
- расчет текучести кадров;
- планирование найма сотрудников.
Рекрутинг сегодня имеет массовый характер. Сотрудники, которые начинают работу, часто с трудом проходят адаптацию в новых условиях. Руководитель кадровой службы обязан создать такую систему адаптации, которая бы позволила новому работнику быстро стать рентабельным.
С вводом отдела кадров нужно выполнять проверку качества профподготовки работников. Руководство любой компании стремится к эффективной работе персонала. Тут поможет такая функция, как оценивание сотрудников. Кадровая служба обеспечивает:
- изучение особенностей труда сотрудников, информации о рабочих местах;
- описание и внедрение стандартов качества работы, разработка моделей компетенции по ряду основных групп сотрудников;
- разработку методик оценки, внедрение их в регулярное управление.
После внедрения системы по оценке сотрудников возникнет вопрос, касающийся использования результатов работы. Разумеется, в показателях оценки будут отличия. Это стимулирует лучших работников трудиться еще эффективнее, стремиться к карьерному росту. Возможно, кадровый отдел должен будет разработать систему финансового поощрения.
Также может появиться вопрос касательно того, что делать с работниками, компетенция которых недостаточна. Увольнять таких сотрудников, разумеется, не нужно. Лучше позаботиться о том, чтобы обучить, развить их. Руководство кадровой службы должно позаботиться о следующем:
- изучение потребности в обучении, определение у сотрудников слабых навыков, которые нужно улучшить;
- организация обучения силами фирмы, привлечение сторонних специалистов;
- оценка показателей обучения.
Учитывая результаты и данные аттестации можно определить, нужно ли высвобождать работников. Тут опять возникает необходимость планировать кадровые ресурсы.
Каким требованиям должен соответствовать начальник кадровой службы
Существуют формальные и неформальные требования к руководителю отдела кадров. К формальным требованиям относят следующее:
- Образование. Среди руководителей кадровых отделов есть специалисты в области юриспруденции, психологии, филологии. Они имеют профподготовку – курсы по специальности «HR-менеджер» длительностью минимум 1000 ч.
- Опыт. Нужно, чтобы человек проработал на соответствующей должности 3-5 лет.
- Рекомендации. Нужно выполнить проверку рекомендаций. Необходимо поручить отделу безопасности сбор сведений о причинах, по которым человек ушел с прошлого места работы.
Неформальные требования следуют из особенностей позиции директора по управлению кадрами. Он должен выступать буфером между руководителем фирмы и сотрудниками. В частности, в его задачи входит ограждение главы компании от рядовых конфликтных ситуаций, разрешение их своими силами.
Заключение
Зная про особенности создания кадрового отдела и правила управления им, можно обеспечить эффективный подбор сотрудников, безошибочное выполнение иных подобных задач. Главное – правильно подобрать человека на должность руководителя кадрового отдела, и тогда фирма сможет успешно развиваться.
