Управление знаниями (УЗ) – это процесс, при котором создают, отбирают, используют знания. Кроме того, он предусматривает совместные доступ и управление знаниями в одной компании либо разных сферах.
Управление знаниями нацелено на то, чтобы заинтересованные лица получали необходимые сведения в требуемом формате и своевременно. При этом лица получают информацию соответственно с их уровнем доступа и иными компетенциями. Для этого нужна процедура получения знаний. Она позволяет формировать, собирать, сохранять сведения, которые отсутствовали ранее.
- Плюсы управления знаниями
- Классификация управления знаниями
- Советы по внедрению и использованию системы управления знаниями
- Создание эффективной стратегии управления знаниями
- Как выбрать систему управления знаниями
- Какой софт можно использовать для УЗ
- EdApp
- Nuclino
- Zoho Showtime
- Flowlu
- Proprofs
- Заключение
- Список источников
Плюсы управления знаниями
База знаний (БЗ) представляет собой основу для управления знаниями. По сути, БЗ является интернет-библиотекой с самообслуживанием, где размещены сведения о товарах, услугах, подразделениях фирмы. Информация может включаться в базу из любых источников. Однако чаще всего добавление сведений обеспечивается несколькими авторами, отлично разбирающимися в определенной отрасли. База знаний может включать в себя ответы на частые вопросы, советы по устранению неполадок, иную полезную информацию.
Комментарий эксперта. Мы все зависим от поисковиков, позволяющих легко управлять знаниями. Поисковые системы применяют мировую БЗ (Интернет). Для получения необходимых сведений достаточно просто набрать соответствующий запрос. Для некоторых фирм управление знаниями может оказаться непростым процессом, однако результат этого стоит.
Сложность услуг и процессов постоянно растет. Фирмы должны успевать следить за множеством технологий и процедур, нужных, чтобы эффективно поддерживать клиентуру. По этой причине управление знаниями становится особенно важным. Эффективно управляя знаниями, можно обеспечить объединение информации, которой владеют работники фирмы. После этого можно будет легко делиться сведениями. Если кто-либо пойдет в отпуск, оформит больничный либо уволится, сведения никуда не пропадут. Это позволяет:
- повысить эффективность – давайте необходимые сведения нужным людям в подходящее время;
- поддерживать инновации – применяйте общие знания для вдохновения работников на мозговой штурм, совместный труд, креатив;
- достигать целей – дайте сотрудникам возможность намечать цели, достигать их.
Благодаря управлению знаниями в компаниях любого масштаба информация всегда доступна командам. Это уже можно назвать преимуществом. Кроме того, УЗ обеспечивает сокращение цикла внедрения инноваций, укрепление коммуникации между внутренними и внешними сотрудниками, повышение эффективности управления корпоративной средой. Помимо этого, управление дает возможность максимально рационально применять интеллектуальный капитал, ресурсы работников.
Классификация управления знаниями
Управление знаниями представляет собой беспрерывный процесс, при котором люди получают неписаную, неявную информацию, делают ее доступной и явной. Это выглядит слегка запутанно, потому стоит подробнее разобраться в 3 различных видах знаний:
- Неявные – сведения, базирующиеся на персональном опыте, контексте, практике. Подобная информация находится в головах, потому ее сложно сообщать другим. Неявная информация, как и умение разговаривать на иностранном языке, основана на опыте, интуиции. По этой причине, если внедрить системы УЗ (СУЗ), они обеспечат серьезные преимущества перед конкурентами.
- Явные – систематизированные сведения, которые задокументировали. Принимая во внимание простую природу подобной информации, ее гораздо легче хранить в СУЗ и извлекать оттуда. Главное – вовремя обновлять информацию, проверять, актуальна ли она.
- Встроенные – такие знания интегрированы в процессы компании, корпоративную культуру. Информация может быть формализована. Пример – руководства, письменно оформленные рекомендации. Однако сама по себе информация не считается явной. Вместо этого она встроена в принципы, по которым работает компания.
Разобравшись в 3 видах знаний, можно лучше понять, как выполнять управление ими в рамках компании. При правильной организации УЗ вы обеспечите повышение эффективности, стимулирование инноваций, более простое достижение целей.
Советы по внедрению и использованию системы управления знаниями
Знания – один из ценнейших ресурсов компании. Открыто обмениваясь информацией, можно обеспечить согласованную работу команды, сотрудничество, принятие обоснованных и оперативных решений. Также, открыто обмениваясь сведениями, можно сделать их эффективнее. Информация перестает принадлежать одному человеку, становится частью компании. Есть следующие методики, позволяющие развить открытый обмен информацией:
- Объединение информации команды в одном репозитории либо системе. Так как технологии рабочего места развиваются, информация начинает храниться во все более разнородных местах. Сведения могут храниться в электронной почте, заявках, головах определенных сотрудников. Подбор оптимальной технологии имеет большое значение, однако это только одна из стадий в общей стратегии УЗ.
- Повышение прозрачности посредством открытых общих знаний. Вместо обособленного хранения документации в электронных письмах, папках либо блокировки к ним доступа посредством настроек прав лучше вкладывать в технологии, связывающие и объединяющие информацию. Все работники фирмы должны иметь возможность поиска, нахождения, создания информации. Побуждайте сотрудников компании к совместному редактированию страниц, написанию отзывов во встроенных комментариях, упоминанию коллег для привлечения их к экспертной оценке.
- Наглядное представление работы на карте проекта. Разрабатывайте карту проекта для каждой серьезной инициативы. Это позволяет поделиться собственными целями и ходом исполнения с иными членами команды, заинтересованными участниками. Это динамичный, доступный документ, помогающий в изучении предметной области, определении количества работы, получении отзывов.
- Выбор небольших статей, кратких ответов. Общие документы не значат, что все понимают информацию. Вместо создания длинной, пространной документации нужно позаботиться об адаптации контента к особенностям команды. Все сотрудники фирмы смогут быстро ознакомиться со сведениями и понять их, если статью просто читать.
Также стоит обеспечить продвижение культуры обмена информацией. Предусмотрите награды для лучших авторов в рамках поощрительной программы. Позаботьтесь об оценке как качественного, так и количественного вклада. Руководство может стать хорошим примером при регулярной публикации сведений, к примеру, о значимых организационных изменениях. Кроме того, руководство может мотивировать сотрудников к применению конкретного инструмента для прямого взаимодействия с сотрудниками.
Создание эффективной стратегии управления знаниями
Управление знаниями – это постоянная процесс. Даже после того, как СУЗ внедрена, продолжает действие цикл добавления новых материалов. Кроме того, нужно удалять компоненты, которые устарели, искать скрытую информацию.
Создание эффективной стратегии управления знаниями предусматривает следующие стадии:
- Определение состояния компании, формулирование задач, целей. При выполнении 1-го внутреннего анализа фирмы можно обеспечить согласование СУЗ с намеченными целями.
- Подготовка компании к внедрению. Понадобится изменить организационную культуру.
- Формирование команды для управления знаниями. Это очевидно, однако удивляет, как часто компании игнорируют формирование команды для УЗ. Первое, что нужно сделать – это назначить ответственных лиц.
- Проведение аудита знаний. Установите, где хранится определенная скрытая информация. Определите, чего недостаточно, начните подготавливать почву для действий. Если речь идет о неявных сведениях, понадобятся наблюдения, беседы, опрос специалистов.
- Определение потребности в технологиях, назначение им приоритетов. Определите, какие технологии понадобятся для управления знаниями. Планируйте траты заранее, чтобы контролировать бюджет.
- Определение ключевых характеристик и функций собственной СУЗ. Решите, как должна выглядеть СУЗ. После этого разработайте перечень. Удостоверьтесь в согласованности всех элементов друг с другом. Технологии и количество работ должны обеспечивать показатели, удовлетворяющие заинтересованных лиц.
- Сбор всей знаний в одном месте. У любой компании есть много информации, однако она распределена по разным местам. Для объединения информации обратитесь к тому, кто поставляет решения. Поставщик подготовит единый репозиторий. Такая БЗ позволит легко обучать работников фирмы, обслуживать клиентуру.
Финальный шаг – оценка, улучшение СУЗ. После внедрения системы выделите время, чтобы взглянуть на полную картину, провести анализ результата. Определите, что получилось, а каких показателей так и не удалось достигнуть. Сделайте нужные изменения. Это необходимо делать постоянно.
Как выбрать систему управления знаниями
Современный софт позволяет легко управлять знаниями. Перед тем, как внедрять определенную СУЗ, оцените ее по следующим факторам:
- поддержание, стимулирование командной работы;
- маркировка, организация контента, возможность делиться им;
- настройка СУЗ, добавление в нее дополнительного функционала;
- гибкость адаптации к коррективам;
- масштабирование в расширяющейся компании;
- надежность защиты;
- возможность измерений;
- облегчение навигации;
- мощность системы поиска;
- возможность разбиения сведений на проекты, темы;
- возможность интеграции с имеющимся софтом;
- допустимость гибких прав доступа;
- возможность ставить лайки, комментировать информацию.
Кроме функционала, нужно обращать внимание на то, чтобы СУЗ базировалась на потребностях. Она должна помогать генерировать идеи, внедрять инновационные решения, способствовать воспитанию культуры и сообщества обмена информацией. Это обеспечит приобретение и накопление опыта, поддержание коммуникации.
Какой софт можно использовать для УЗ
Есть разные программы для УЗ. Выделяют несколько популярных систем.
EdApp
ПО для управления знаниями обеспечивает доступ к интуитивно понятным инструментам, которые можно легко настроить и адаптировать. Это позволяет легко консолидировать данные, управлять проектами, создавать контент и организовывать онлайн обучение.
Одним из преимуществ EdApp считается клауд-технология SCORM LMS и авторский инструмент. Это обеспечивает возможность создания, настройки, распространения качественных курсов с нуля. Для тех, кто хочет использовать уже разработанные решения, предусмотрено больше 50 шаблонных викторин, электронных курсов. Все, что требуется – это переместить контент с последующим показом его ученикам.
Nuclino
Nuclino представляет собой универсальное, интуитивно понятное ПО, позволяющее управлять знаниями. Приложение можно применять, чтобы совместно работать с командами, управлять проектами, обмениваться внутренними знаниями фирмы между работниками. Посредством Nuclino можно обеспечить визуализацию кампаний, эффективное делегирование задач посредством досок канбан, ментальных карт. Несколько юзеров имеют возможность работы над проектом, редактирования контента в режиме real-time, применяя несложный инструмент перетаскивания. Кроме того, есть возможность интеграции со «Слак», «Фигма», «Миро», «Дропбокс», «Лум» – это тоже упрощает процесс работы.
Бесплатно доступная версия «Нуклино» ограничена по функционалу. По этой причине бесплатная версия позволяет сформировать лишь небольшую БЗ. Если требуется дополнительный функционал и неограниченный контент, нужно активировать платный тариф. Он стоит от 5 USD ежемесячно за каждого пользователя.
Знания — это теория. Их обязательно нужно отрабатывать и закреплять на практике.
Zoho Showtime
Zoho Showtime представляет собой комплексный продукт, позволяющий обучать сотрудников. Кроме того, система позволяет управлять знаниями. Применяя софт, можно обеспечить собственным работникам доступ к самообучающимся курсам, упростить совместное обучение посредством коммуникации с другими специалистами. Zoho Showtime предусматривает консоль администрирования для менеджеров, которую можно применять, чтобы:
- отслеживать кампании;
- настраивать формы;
- назначать курсы.
Кроме того, есть возможность загрузки контента, к примеру, видеороликов, записей. Это позволяет работникам обучаться тогда, когда им удобно.
Если вы намерены организовывать синхронные онлайн тренинги, то одной из полезных опций приложения считается виртуальный класс. Он обеспечивает работникам фирмы доступ к доскам, опросам, позволяет обмениваться сообщениями.
Flowlu
Универсальное ПО позволяет управлять знаниями, предусматривает функционал СРМ. Flowlu можно применять для организации задач, обсуждения проектов, обмена сведениями, оставаться на верхушке процессов коммуникации с клиентурой. Посредством данного инструмента организации могут формировать центры поддержки клиентов. Благодаря этому клиенты смогут легко получать доступ к решениям частых вопросов.
Простой в навигации информационный центр позволяет легко работать со сведениями как техническим, так и другим юзерам. Кроме того, софт оптимален для совместной работы специалистов, проектного управления. ПО обеспечивает доступ к ленте, мессенджеру, комментариям, упоминаниям, моментальным оповещениям, чату проекта.
Proprofs
Софт позволяет использовать больше 100 шаблонных решений, применять свои видеоролики, картинки, текстовый контент. Есть возможность настройки материалов для обучения соответственно с фирменным стилем организации. Кроме того, софт предусматривает панель отчетностей и аналитических данных. Это позволяет следить за ответами учеников, собирать показатели эффективности. Тесты можно проходить с десктопного оборудования, смартфонов. Бесплатная версия предусматривает лишь 10 ответов ежемесячно. Компании понадобится оплачивать тариф. Цена начинается с 25 USD ежемесячно.
Заключение
В управлении знаниями любая современная фирма найдет что-нибудь полезное для себя. В какой бы сфере не работала конкретная компания, ее работники имеют полезную для собственной трудовой деятельности информацию. То же самое касается подразделений. IT, техподдержка пользователей, кадровая служба, отдел юристов, маркетинговый и бухгалтерский отделы – все они имеют сведения, которыми нужно постоянно делиться с определенной командой либо фирмой. Если есть план, работники разных направлений и подразделений могут прибегать к БЗ организации, чтобы решать текущие проблемы и предотвращать будущие.