Ведение кадрового документооборота

Эффективное кадровое делопроизводство — это один из краеугольных камней успешного функционирования любой организации. В этой статье мы подробно обсудим ключевые аспекты данного процесса, которые помогут вам наладить работу с персоналом и способствовать устойчивому развитию вашей компании.

Мы рассмотрим, что включает в себя кадровое документооборот, как перейти на электронное управление документами, а также на что следует обратить внимание при выборе программного обеспечения.

Определение кадрового документооборота и его роль в организации

Кадровый документооборот — это система мероприятий, направленных на создание, обработку и архивирование документации, касающейся управления персоналом, движения сотрудников и регламентации трудовых отношений внутри компании.

Основной задачей данного процесс является эффективное регулирование трудовых отношений между работниками и руководством, а также соблюдение норм законодательства в области труда и занятости.

Надлежащее ведение кадрового документооборота позволяет установить четкие правила и процедуры управления персоналом, гарантируя соблюдение норм, прав и обязанностей всех сторон трудовых отношений. Это, в свою очередь, снижает риски возникновения трудовых споров и конфликтов.

Для перехода на электронный документооборот рекомендуется использовать модуль “Добыто. КЭДО”.

Нормативно-правовое регулирование кадрового документооборота в России

Ведение кадрового документооборота в России осуществляется в соответствии с рядом нормативно-правовых актов, среди которых выделяются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — основной закон, регулирующий трудовые отношения, включая кадровое делопроизводство.
• Федеральные законы и подзаконные акты, такие как Закон «О персональных данных», «Об электронной подписи», «О бухгалтерском учете» и другие, устанавливающие общие правила для работы с документами и информацией.
• Локальные нормативные акты компаний, включая инструкции по кадровому делопроизводству и внутренние правила, которые определяют порядок работы с документацией в конкретной организации.

Комментарий эксперта. При организации кадрового делопроизводства важно учитывать требования других законодательных норм, регулирующих трудовые отношения, а также международные правовые стандарты, если это применимо.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства

За ведение кадрового документооборота в компании, как правило, отвечает отдел кадров или HR-служба. В небольших организациях этими обязанностями может заниматься один специалист — кадровик или офис-менеджер.

Основные функции ответственного сотрудника включают:

• Разработка и внедрение кадровой политики.
• Оформление приемов, переводов и увольнений сотрудников.
• Ведение личных дел сотрудников.
• Организация обучения и аттестации персонала.
• Подготовка локальных нормативных актов.
• Оформление и ведение трудовых договоров, включая изменения и дополнения.
• Управление системой трудовых документов и выдача справок.
• Обеспечение соблюдения трудового законодательства и регулярный контроль.
• Поддержка работы кадрового учета, включая базы данных.
• Подготовка стандартной отчетности по кадрам.

Все эти функции могут быть успешно реализованы с помощью модуля “Добыто. КЭДО”.

Комментарий эксперта. Обратите внимание, что ответственность за организацию и ведение кадрового делопроизводства может быть частично или полностью передана сторонним компаниям, занимающимся кадровым аутсорсингом.

Оформление и хранение документов

Процесс оформления и хранения документов в кадровом делопроизводстве должен соответствовать установленным требованиям и процедурам. Вот основные правила:

1. Документы должны оформляться в соответствии с установленными стандартами, включая использование форм и заполнение всех необходимых реквизитов.
2. Хранение документов должно осуществляться в специально отведенных местах, таких как архивы или сейфы, с систематизацией для удобного поиска.
3. Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и варьируются от нескольких лет до постоянного хранения; по окончании сроков они подлежат уничтожению или передаче в архив.
4. Следует соблюдать правила конфиденциальности и обеспечивать безопасное хранение данных, особенно цифровых, используя сложные пароли и антивирусные меры.

В 2020 году Минтруд России начал пилотный проект по введению электронного кадрового документооборота (КЭДО), который успешно реализован у ряда крупных работодателей. С 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения, расширяющие возможности использования электронных подписей для удаленных сотрудников.

Сентябрь 2022 года ознаменовался возможностью сотрудников знакомиться с электронными документами через портал государственных услуг.

Электронный кадровый документооборот

Электронный документооборот в кадровой сфере — это процесс создания, подписания, использования и хранения электронных документов в ходе организации работы, без необходимости их физического дублирования.

Преимущества такого подхода включают:

• Экономия времени и ресурсов. Уменьшение временных затрат на обработку и передачу документов, а также финансовых затрат на печать и почту.
• Снижение риска ошибок. Автоматизация процессов минимизирует количество ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Упрощение доступа к документам. Электронные документы доступны с любого устройства, имеющего доступ к интернету.
• Повышение эффективности. Улучшение координации между отделами и повышение общей производительности.
• Безопасность данных. Электронные документы хранятся на защищенных серверах, снижая риск их потери или кражи.
• Гибкость и адаптивность. Системы легко настраиваются под нужды организации и могут адаптироваться к изменениям в законодательстве.

Все эти преимущества доступны через модуль “Добыто. КЭДО”.

Комментарий эксперта. Переход на электронный кадровый документооборот станет отличным решением для оптимизации бизнес-процессов. Это позволит вам существенно сэкономить время и ресурсы, сделав рабочие процессы более простыми и эффективными.

Пошаговое руководство по кадровому делопроизводству

Обеспечение эффективного управления кадровыми документами и архивными данными — ключевая задача для любого бизнеса. Для достижения этой цели рекомендуется следовать стандартам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016, который был утвержден приказом Росстандарта №1185 от 17 октября 2013 года и вступил в силу 1 марта 2014 года. В данном руководстве мы подробно описываем основные этапы организации кадрового учета в компании.

Этап 1: Разработка нормативной базы

Первым шагом для специалиста по кадрам является формирование списка нормативных документов, которые будут служить основой для работы. В этот список входят:

• Трудовой кодекс Российской Федерации — основной нормативный акт, регулирующий трудовые отношения между работниками и работодателями.
• Федеральный закон “О персональных данных” (27.07.2006 № 152-ФЗ).
• Постановление Правительства РФ о трудовых книжках (16.04.2003 N 225).
• Приказ Минздравсоцразвития РФ о квалификационных группах профессий (14.08.2008 N 424н).
• Приказ Минобразования о профессионально-квалификационных группах в сфере образования (06.10.2009 N 371).
• Квалификационный справочник должностей, утвержденный Минтрудом России (21.08.1998 № 37).
• Приказ Роструда о ведении реестра деклараций соответствия условий труда (11.12.2010 N 1112).

Специалистам по кадровому делопроизводству необходим доступ ко всем актуальным законодательным актам и возможность отслеживания изменений. В крупных компаниях для оптимизации учета персонала могут быть использованы специализированные HR-системы и ПО.

Комментарий эксперта. После составления списка нормативных документов следует оценить их актуальность и соответствие требованиям вашей организации. При необходимости необходимо вносить изменения, учитывая специфику деятельности предприятия.

Этап 2: Ознакомление с учредительными документами

Условия занятости, а также ключевые аспекты трудовых отношений высшего руководства компании должны четко отражаться в учредительных документах. Сотрудник HR-департамента должен быть вовремя проинформирован об изменениях в этих документах, чтобы учитывать их при принятии решений по персоналу.

Этап 3: Утверждение назначений

Первым шагом после создания нового предприятия является назначение руководителя. После этого специалист по кадрам начинает регистрировать документы. При проверках контролирующие органы внимательно следят за нумерацией документов, чтобы исключить возможность оформления документов задним числом.

Этап 4: Формирование пакета кадровой документации

На начальном этапе создания системы кадрового управления необходимо подготовить стандартный набор документов, который обеспечит эффективное администрирование персоналом.

Основной пакет документов для компании включает следующее:

• правила внутреннего распорядка.
• штатное расписание.
• график отпусков сотрудников.
• документы для защиты конфиденциальной информации.
• организационная структура компании.

Обязательные документы для каждого сотрудника:

• трудовые контракты и соглашения.
• реестр учета движения личных дел.
• графики рабочего времени и табели учета отработанного времени.
• персональные данные сотрудников.
• организационные распоряжения и административные указания, сопровождаемые исходными документами (заявления, протоколы и прочее).
• профессиональные обязанности и дополнительные документы для выполнения служебных функций.
• журналы учета проверок, проводимых контролирующими органами.

Некоторые ситуации могут также требовать оформления:

• коллективных соглашений.
• правил и положений о стимулирующих выплатах, аттестациях, обеспечении конфиденциальности и так далее.

Все перечисленные документы являются обязательными и должны оформляться в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами компании.

Этап 5: Согласование кадровых документов

При выявлении недостатков в оформлении кадровой документации специалист по кадрам должен исправить их и представить обновленные версии на согласование руководителю.

Этап 6: Назначение ответственного за учет трудовых книжек

На этом этапе можно назначить единственного кадровика, который будет управлять трудовыми книжками, либо привлечь специалиста, компетентного в области обработки и учета документации.

Этап 7: Набор персонала

Этот этап завершает процесс организации кадрового учета. На каждого нового сотрудника формируется пакет документов, который обычно включает трудовой контракт, приказ о найме (по желанию), должностные инструкции. Если новый работник решает сохранить бумажную версию трудовой книжки, она принимается, заполняется личная карточка и подписывается соглашение о защите персональных данных. Также разрабатываются и оформляются дополнительные документы, касающиеся нормирования рабочего времени, расчета заработной платы, учета отпусков и командировок.

Заключение

Правильное кадровое делопроизводство — важный аспект успешного функционирования компании. Оптимизированный процесс учета позволяет избежать санкций и недовольства со стороны проверяющих органов. В этом контексте внедрение цифрового кадрового документооборота становится наиболее подходящим решением.

Использование автоматизированных систем и современных технологий в управлении персоналом способствует снижению затрат на оформление документов, минимизации ошибок и повышению производительности работы HR-отдела.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).