КЭДО (Кадровый Электронный Документооборот) представляет собой современный сервис, который позволяет значительно сократить количество бумажной документации в организациях. Подключение КЭДО предоставляет компаниям множество преимуществ, включая ускорение и упрощение процессов работы с документами, снижение офисных затрат, а также установление эффективной коммуникации между оффлайн и онлайн сотрудниками. При этом особое внимание следует уделить информационной безопасности, обеспечивая защиту личных данных сотрудников от несанкционированного доступа.
В данном руководстве вы найдете информацию о том, как осуществить безопасный вход в систему КЭДО, какие электронные подписи допустимы для использования в работе с сервисом, а также как получить или продлить доступ к системе.
Организация входа в КЭДО
Для защиты критически важной информации от постороннего доступа, КЭДО использует несколько уровней контроля доступа. Разные сервисы электронного документооборота применяют различные методы обеспечения безопасности, однако большинство из них использует двухфакторную аутентификацию, которая предполагает минимум два этапа проверки для гарантии безопасности учетных записей пользователей.
Способы защиты учетной записи могут включать:
- Логин и пароль: в качестве логина можно использовать номер телефона, адрес электронной почты, номер СНИЛС или мобильный номер. Пароль должен создавать сам пользователь, и для повышения его надежности рекомендуется использовать комбинации из больших и малых букв, цифр и специальных символов. Чем сложнее будет пароль, тем меньше вероятность его взлома.
- Мобильный телефон: при авторизации пользователь вводит номер телефона, на который затем поступает SMS с кодом. После ввода этого кода открывается доступ к личному кабинету.
- Сбер ID: если сотрудник зарегистрирован в системе Сбера, он может использовать эти учетные данные для входа. Данные автоматически шифруются, что упрощает процесс авторизации, но в то же время создает потенциальную уязвимость. В случае компрометации Сбер ID злоумышленник может получить доступ ко всем связанным сервисам без дополнительных проверок.
- Ссылка на почту: также возможен вход через ссылку, отправленную на указанный при регистрации адрес электронной почты. Для этого пользователю необходимо иметь доступ к своему почтовому ящику.
- Сертификаты: этот способ является наиболее сложным, поскольку для работы с сертификатом требуется установка дополнительных компонентов на компьютер или мобильное устройство.
Каждый из этих подходов имеет свои достоинства и недостатки, однако двухфакторная аутентификация остается наиболее надежным методом защиты личного кабинета от несанкционированного доступа. Чаще всего применяется комбинация логина с паролем и SMS-кода. В модуле «Добыто. КЭДО» можно работать со всеми видами электронных подписей.
Комментарий эксперта. В большинстве случаев угроза безопасности возникает из-за неграмотных действий самого пользователя. Например, установка одного простого пароля, на все сервисы и приложения в телефоне. Если устройство было украдено, злоумышленнику достаточно один раз верно подобрать код и получить доступ ко всем сервисам и кошелькам. Важно предусмотреть такие риски и придумать надежные пароли для каждого сервиса.
Как защитить личный кабинет от взлома?
Многие сервисы предлагают опции усиленной безопасности для предотвращения взлома и кражи персональных данных. Пользователям важно самостоятельно позаботиться о сохранении своих данных и использовать все доступные средства для защиты.
Для обеспечения безопасности личного кабинета в КЭДО можно следовать нескольким рекомендациям:
- Создание уникального логина и пароля. Не стоит использовать в качестве пароля значимые даты, популярные слова или простые последовательности, такие как «1234» или «password», так как злоумышленники первыми будут пытаться ввести такие комбинации.
- Не записывайте данные доступа. Храните логин и пароль в секрете и не передавайте их никому. Работники компании должны быть особенно бдительны, поскольку даже знакомые коллеги могут попытаться получить доступ к конфиденциальной информации.
- Избегайте посторонних устройств. Не входите в персональный кабинет с чужих устройств, таких как компьютеры в интернет-кафе, так как вы можете забыть выйти из учетной записи.
- Используйте проверенное программное обеспечение. Устанавливайте на устройство только легальные программы от проверенных поставщиков, чтобы избежать вирусов и вредоносных приложений, способных получить доступ к вашим данным.
- Регулярно обновляйте программное обеспечение. Устанавливайте обновления для системы безопасности и антивирусных приложений, так как злоумышленники постоянно разрабатывают новые методы обхода защиты.
- Активируйте двухэтапную аутентификацию. Эта функция доступна в большинстве сервисов и значительно усложняет задачу злоумышленнику, поскольку требует прохождения двух уровень аутентификации.
Некоторые сервисы предлагают дополнительные меры защиты, такие как ограничение количества попыток ввода логина и пароля или установка контрольного вопроса для восстановления доступа.
Комментарий эксперта. На любом устройстве должны быть установлены антивирусные программы с регулярным обновлением базы данных. Попытки сэкономить на антивирусе в итоге приводят к большим потерям при перехвате доступа к личному кабинету посторонними.
Последствия несанкционированного доступа в КЭДО
Многие пользователи не осознают, насколько опасен несанкционированный доступ к системам, таким как КЭДО, и принимают недостаточные меры для обеспечения безопасности. Беспечное отношение может привести к серьезным последствиям:
- Кража персональных данных. Злоумышленник может получить доступ к таким данным, как ФИО, паспортные данные, мобильный телефон и адрес пользователя. В худшем случае украденная информация может быть использована для получения кредитов на имя владельца или для других противоправных действий.
- Разглашение коммерческой тайны. Злоумышленники могут получить доступ к конфиденциальным документам, что создает риск утечки информации, которая может быть выгодна конкурентам. Это может привести к увольнению сотрудника или даже судебным искам.
- Неправомерное использование цифровой подписи. Доступ к учетной записи открывает возможность подписывать документы от имени сотрудника, что может привести к незаконным действиям.
Все вышеперечисленные действия могут вызвать серьезный ущерб как для пользователя, так и для компании. Чтобы избежать таких ситуаций, крайне важно использовать все доступные методы защиты личной учетной записи.
Что делать, если аккаунт был взломан?
Если доступ к личному кабинету в системе КЭДО был осуществлён злоумышленником из-за недостаточной бдительности сотрудника, крайне важно быстро принять меры для восстановления безопасности. Прежде всего, сотрудник должен немедленно сообщить в службу безопасности своей организации о факте взлома и заблокировать доступ к своему аккаунту. После этого будут проведены необходимые проверки для выяснения обстоятельств инцидента и оценки возможного ущерба.
После восстановления доступа к аккаунту необходимо подумать о создании более надёжной системы защиты. Важно разработать новый, более сложный пароль и активировать двухфакторную аутентификацию, если она ранее не была установлена. Также рекомендуется проверить действия, которые могли быть совершены от имени пользователя в тот период, когда он не мог контролировать аккаунт. Обычно, если доступ был быстро восстановлен, злоумышленник не успевает причинить значительный вред.
В будущем необходимо постоянно заботиться о безопасности доступа к КЭДО. Работникам следует периодически изменять свои пароли и использовать различные методы авторизации для минимизации риска кражи данных. Руководство компании также должно провести расследование инцидента, чтобы выявить возможные киберугрозы и разработать стратегии для дальнейшей защиты от таких угроз.
Комментарий эксперта. Организациям угрожает кража ценной информации не только извне, но и изнутри. Риски, связанные с подкупом или переманиванием сотрудников для воровства важных данных, также присутствуют. Чтобы предотвратить утечку конфиденциальной информации и снизить уровень ответственности, предприятия внедряют многоуровневые системы контроля доступа. Только переход на новый уровень авторизации даёт сотрудникам возможность доступа к критически важным данным. В итоге, даже при попытке хищения данных сотрудника, злоумышленник не сможет использовать эту информацию во вред организации.
Распространенные способы мошенничества для кражи логина и пароля
Мошенники используют множество хитроумных методов для кражи логин и паролей, чтобы получить доступ к чужим аккаунтам. Неправильное соблюдение правил информационной безопасности может привести к серьёзным последствиям для как сотрудников, так и организаций. Вот некоторые из самых распространённых способов перехвата данных:
- Прямое хищение информации. Это может происходить, когда пользователь оставляет свои логины и пароли на видном месте, или когда учётная запись остаётся открытой. Человеческий фактор остаётся одной из главных причин кражи данных.
- Метод подбора пароля (грубая сила). Этот метод представляет собой полное перебирание всех возможных комбинаций символов. Хотя он сейчас используется реже, защититься от него можно, создав длинный пароль, содержащий различные символы: заглавные и строчные буквы, цифры и специальные знаки.
- Подменные страницы. Пользователь может оказаться на фальшивой странице входа в КЭДО, где вводит свои данные, не заподозрив подвох. Для защиты от таких атак необходимо установить антивирусное ПО, которое предупреждает о попытках открытия ненадёжных страниц.
- Фишинг. Мошенники рассылают вредоносные ссылки, вынуждая пользователей перейти на поддельный сайт под предлогом, например, предложения о выигрыше. Для защиты от фишинга важно соблюдать меры безопасности и не открывать ссылки, полученные из непроверенных источников.
- Хищение данных через общедоступные Wi-Fi сети. Не рекомендуется входить в личные кабинеты в интернет-кафе или других публичных местах, где есть высокий риск атаки на важные данные.
Это лишь несколько наиболее распространённых методов кражи данных. Мошенники продолжают улучшать свои техники, поэтому важно регулярно обновлять антивирусные программы и другое программное обеспечение. Использование модуля «Добыто. КЭДО» может помочь избежать указанных проблем.
В разработке сервисов электронного документооборота акцент ставится на безопасность. Создатели систем постоянно ищут способы закрыть уязвимости и предотвратить взломы. Однако эти усилия могут оказаться бесполезными, если пользователи сами раскрывают свои конфиденциальные данные мошенникам.
Заключение
Защищённый вход в КЭДО является гарантией сохранности важной личной и корпоративной информации. Игнорирование простых требований информационной безопасности может привести к краже данных, что повлечёт за собой серьёзные последствия для организации и её сотрудников.
Необходимо обучать персонал важности защиты личных аккаунтов и соблюдения правил информационной безопасности. Неосторожное отношение может стать причиной утечки данных, что приведёт к финансовым потерям и другим негативным последствиям.
