Все организации и компании, независимо от формы собственности, обязаны вести учет призывников и военнообязанных. Такой учет подразумевает предоставление отчетности в военный комиссариат, уведомление сотрудников о получении повесток, а также бронирование работников, подпадающих под соответствующий критерий. Важно разобраться, какие действия включает воинский учет, какие документы и отчеты необходимо оформлять, и как организовать работу с использованием системы электронного документооборота (КЭДО).
- Виды воинского учета в организации
- На кого распространяется и не распространяется воинский учет?
- Ответственные за ведение учета
- Организация воинского учета в компании
- Подача документов в военкомат
- Создание условий для хранения документации воинского учета
- Ведение воинского учета: основные направления деятельности
- Заключение
- Вопросы и ответы
- Список источников
Виды воинского учета в организации
Существует два основных вида воинского учета:
- Общий воинский учет: на него ставятся сотрудники, не имеющие права на бронирование в период мобилизации или военного положения.
- Специальный воинский учет: включает военнообязанных работников, на которых в указанные периоды распространяется броня. К ним относятся специалисты, работающие в оборонно-промышленном комплексе, на объектах атомной энергетики и другие соответствующие сотрудники. Также в специальный учет попадают работники органов внутренних дел, Росгвардии, Государственной противопожарной службы и службы исполнения наказаний.
Важно отметить, что бронь оформляется на должность, а не на конкретное лицо. При переводе сотрудника на другую позицию, не подпадающую под бронирование, он становится частью общего воинского учета.

На кого распространяется и не распространяется воинский учет?
Воинскому учету подлежат определенные категории работников:
- мужчины в возрасте от 18 до 27 лет (с 1 января 2024 года – до 30 лет), призывные на срочную службу;
- лица, прошедшие военную службу и находящиеся в запасе;
- не служившие в армии или освобожденные от призыва;
- офицеры запаса, включая выпускников военных вузов;
- лица, прошедшие альтернативную службу.
Женщины подлежат воинскому учету только в случае наличия военно-учетной специальности. Учет военнообязанных осуществляется до их исключения из запаса. Возрастная градация для освобождения от учета варьируется: для мужчин это 35-70 лет, а для женщин – 45-50 лет.
Не подлежат учету следующие категории:
- лица, освобожденные от воинской обязанности, например, признанные негодными по состоянию здоровья;
- сотрудники, проходящие военную или альтернативную службу;
- женщины без военно-учетной специальности;
- иностранные граждане;
- офицеры запаса ФСБ или СВР.
Комментарий эксперта. Обязанность по ведению воинского учета распространяется на все организации, имеющие трудовые контракты с работниками, даже в случае их неполной занятости или дистанционного формата работы. Исключением являются индивидуальные предприниматели, которые не обязаны вести учет.
Ответственные за ведение учета
Ответственность за ведение воинского учета несет руководство компании и специалисты, назначенные для выполнения этой задачи. Обычно это сотрудники отдела кадров, у которых в трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что они ответственны за учет военнообязанных. Существует несколько рекомендаций относительно назначения ответственных лиц:
- Для организаций с численностью до 500 сотрудников достаточно одного ответственного, который может работать по совместительству.
- При числе сотрудников от 500 до 2000 требуется один полностью освобожденный сотрудник.
- Для более 2000 сотрудников целесообразно назначить двух ответственных, организовав военно-учетный стол.
Организация воинского учета в компании
Перед началом ведения учета компанией необходимо пройти процедуру постановки на воинский учет в военкомате. Этот процесс включает несколько этапов:
- Назначение ответственных за ведение учета осуществляется посредством приказа.
- Подготовка необходимой документации для согласования с военным комиссариатом.
- Подача документов в военкомат или местную администрацию, если военкомат отсутствует.
- Создание условий для хранения документации по учету.

Для постановки компании на воинский учет необходимы:
- проект приказа об организации воинского учета с указанием ответственных лиц;
- копии учредительных документов;
- карточка учета организации по форме № 18;
- годовой план работы по осуществлению воинского учета.
При заполнении карточки необходимо учитывать, что в указанной форме не учитываются совместители. Также важно правильно указать дату и место последней регистрации организации.
Подача документов в военкомат
После подготовки проекта приказа его необходимо согласовать с военным комиссаром. Организацию можно поставить на учет как в военкомате, так и в местной администрации, если таковая отсутствует. После успешного согласования выдается справка о постановке на учет.
Комментарий эксперта. На законодательном уровне нет прямого запрета для аутсорсинга ведения воинского учета в организации. Впрочем, некоторые военкоматы требуют, чтобы ответственный за учет числился в штате. Поэтому рекомендуется уточнять данный вопрос напрямую в военном комиссариате.
Организации обязаны проводить учет призывников и военнообязанных в соответствии с законодательством. Неправильное ведение учета может привести к штрафам и юридическим последствиям. Поэтому важно соблюдать все процедуры и назначать ответственных лиц, чтобы обеспечить корректное выполнение обязанностей по воинскому учету. Более того, рекомендуется поддерживать постоянный контакт с военкоматом для уточнения актуальных требований и норм.
Создание условий для хранения документации воинского учета
Финальным шагом перед началом ведения воинского учета сотрудников является выделение специального помещения и установка металлических шкафов для хранения соответствующей документации. Срок хранения этих документов составляет пять лет. Все затраты на организацию рабочего пространства и приобретение необходимой мебели не существуют за счет компании. Важно, чтобы доступ к этим документам имели только лица, ответственные за учет.

Ведение воинского учета: основные направления деятельности
Процесс ведения воинского учета включает в себя обязательное предоставление информации о военнообязанных сотрудниках в военные комиссариаты. Эти сведения могут передаваться как в виде регулярных отчетов, так и по запросу военных комиссаров. Важно помнить, что взаимодействие с различными военкоматами необходимо: как с тем, где зарегистрирована организация, так и по месту проживания или временного пребывания сотрудников.
Обязанности работодателя при ведении воинского учета следующие:
- Запрос документов воинского учета при трудоустройстве: При приеме на работу мужчин и женщин желательно запрашивать военный билет, справку или удостоверение, которое подтверждает призыв на военную службу. Также следует уточнить, есть ли у соискателя военно-учетная специальность. Это предусмотрено статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации и является обязательством для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей.
- Ведение личных карточек военнообязанных: Юридические лица обязаны вести карточки по форме № 10 на каждого сотрудника, как для общего, так и для специального учета. Эти карточки могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде. Заметим, что некоторые поля в бумажных карточках должны быть заполнены просто карандашом, включая: семейное положение, адрес проживания, состав семьи и дату последней сверки с военным комиссаром.
- Передача информации о работниках в военкомат: В течение пяти дней необходимо уведомлять военкомат о новых сотрудниках или об увольнении военнообязанных. За аналогичный срок следует сообщать об изменениях в семейном статусе, составе семьи и месте жительства сотрудников. Если при трудоустройстве работник не предоставил документы воинского учета, уведомление в военкомат должно быть направлено уже в течение трех дней. Также, если сотрудник принят на работу на срок более трех месяцев и имеет регистрацию в другом регионе, ему необходимо предоставить направление для постановки на учет в военкомате.
- Составление плана воинского учета и отчетность: Каждый год до 31 декабря необходимо согласовывать с военкоматом план работ по воинскому учету (типовой план согласно приложению 17 к Методическим рекомендациям Генштаба). Отчетность по форме № 18 предоставляется при общем учете, в случае бронирования – формы № 6 и № 19.
- Вручение повесток сотрудникам: Повестка должна вручаться лично под подпись. Если сотрудник отсутствует на рабочем месте, ее нужно вернуть вместе с сопроводительным письмом, указывающим причины недоставки. С 2024 года будет функционировать единый реестр военнообязанных, и повестка будет считаться автоматически врученной после внесения в реестр.
- Сверка данных с военным комиссаром: Ежегодно работодатели должны проводить сверку информации по своим сотрудникам с данными военкомата.
Стоит отметить, что в некоторых случаях работодатели обязаны гарантировать явку своих сотрудников в военкомат. Однако это не подразумевает принудительный транспорт сотрудников. Встреча в военкомате может быть организована посредством приказа об освобождении работников от должности в день визита, а также работодателю следует напоминать сотрудникам об их обязанностях по явке.
Заключение
Ведение воинского учета сотрудников является обязательным для всех государственных, коммерческих и некоммерческих организаций. Исключение составляют лишь индивидуальные предприниматели, имеющие в штате наемных работников. Руководитель должен назначить ответственных лиц за организацию учета, количество которых зависит от числа военнообязанных сотрудников: может быть как один кадр, так и несколько сотрудников, работающих в военно-учетном столе.
Эффективное ведение воинского учета включает в себя оформление необходимых документов, передачу сведений в военкоматы, сдачу отчетности, сверку данных и согласование вопросов с военным комиссаром. Поскольку требования к воинскому учету периодически ужесточаются, важно внимательно организовать этот процесс в компании. В случае возникновения неясностей или вопросов рекомендуется обращаться в военкомат для уточнения информации, например, о возможности передачи ведения учета на аутсорсинг или регистрации совместителей.
Вопросы и ответы
Нужно ли вести воинский учет в обособленных подразделениях организации?
При наличии обособленных структурных подразделений, например, представительств в разных районах города, в соответствии с действующим законодательством учет в этих подразделениях вести не требуется. Постановка на учет осуществляется головной компанией по адресу ее регистрации.
В какие сроки необходимо отправлять сведения в военкомат при приеме на работу или увольнении работников, состоящих на воинском учете?
Согласно ФЗ-53, сведения о принятии на работу или увольнении сотрудников, которые являются военнообязанными (и тех, кто на учете быть обязан), следует передавать в военкомат в течение пяти дней с момента внесения изменений. Эти сведения можно подавать через портал «Госуслуги».
Если в компании нет военнообязанных, нужно ли встать на воинский учет и сдавать «нулевую отчетность»?
Все организации обязаны встать на воинский учет. Если в штате нет военнообязанных сотрудников, то военкомату не будут передаваться сведения о приеме, переводе или увольнении таких работников. Однако важно помнить, что процесс постановки на воинский учет занимает время, включая подготовку необходимых документов. Наличие военнообязанного специалиста в штате может понадобиться в любой момент, поэтому не следует пренебрегать этой обязанностью.