В соответствии с действующим трудовым законодательством формировать, вести учет графиков отпусков можно полностью в электронном виде. Кадровый электронный документооборот существенно облегчает как работу кадровиков, HR-специалистов и сотрудников, работающих с кадрами по совмещению, так и самих работниках при взаимодействии с отделом кадров. Рассмотрим, какие существуют сервисы для учета графиков отпусков, в чем их особенности и функционал, какие у каждого вида есть преимущества и недостатки.
Читайте, какие сервисы для учета графиков отпусков может использовать компания, на что обратить внимание при их выборе, как организовать работу в системе электронного документооборота.
Определения
График отпусков – локальный нормативный акт организационно-предписывающего характера, в котором фиксируется очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков.
Сервисы учета (формирования) графиков отпусков – онлайн-сервисы, программное обеспечение, дополнительные модули для систем управления бизнесом, кадрового электронного документооборота, иных систем, позволяющие автоматизировать управление отпусками в компании.
Классификация сервисов учета графиков отпусков
Можно выделить следующие виды сервисов:
- Специализированные – облачные онлайн-решения или «коробочные» программные продукты, предназначенные исключительно для планирования отпусков и согласования заявлений.
- Модули управления отпусками в HRM-системах – отдельные модули в составе HRM систем, HR-платформы для управления персоналам, предоставляющие возможность формировать и управлять графиками отпусков персонала.
- Модули (пакеты) для систем кадрового электронного документооборота – решения в системах КЭДО, позволяющие формировать, утверждать, автоматически проверять соответствие действующему законодательству.
Отдельно нужно рассмотреть самый простой и доступный вариант – использование таблиц Microsoft Excel.
Электронные таблицы
К сервисам использование электронных таблиц, конечно, отнести тяжело, но в открытом доступе можно встретить много шаблонов для учета графиков отпусков – т.е. самостоятельно разрабатывать, продумывать формулы уже не нужно. Самые известные решения – MS Excel и бесплатные аналоги, Google Sheets, Google Календарь
Функциональные возможности в плане отображения отпусков у Microsoft Excel достаточно ограничены, хотя ряд предприятий и продолжает создавать графики в электронных таблицах.
Преимущества
- Создание наглядных списков (таблиц) с возможностью форматирования ячеек.
- Доступность для сотрудников – хотя MS Excel является сложной программой, но освоить необходимые инструменты, формулы для кадрового специалиста не составит труда.
- Достаточно один раз получить или создать шаблон, и дальше пользоваться только им.
Недостатки
- Нельзя автоматически проверить соответствие данным требованиям трудового законодательства.
- Работа с MS Excel – условно-бесплатная, поскольку пакет Microsoft Office по корпоративной лицензии все же платный.
- Одна таблица – только для составления графика отпусков, для других задач – дополнительные вкладки или новые документы.
Альтернативы
Для простейшего составления графиков и общего доступа к ним подойдет Google Календарь, но сервис не позволит автоматизировать расчет отпусков, и для соответствия требованиям закона необходимо вручную вносить и сверять данные. Зато решение полностью бесплатное.
Другой бесплатный вариант – использование таблиц Google Sheets. По функциональным возможностям это аналог Excel, но полностью бесплатный, и есть возможность предоставления общего доступа к графикам отпусков с любого устройства – сотрудник может ознакомиться с документом хоть со смартфона без необходимости установки стороннего ПО.
Специализированные программные продукты для учета графиков отпусков
Данная группа программ предназначена для решения только одной задачи, но их функционал максимально расширен для работы с графиками отпусков. В качестве примера можно привести систему ITS Vacation от ITSumma. К ключевым функциям можно отнести следующее:
- Можно загружать полный перечень сотрудников с учетом отдела и должности, фильтровать по отделам, направлениям, командам.
- Возможность планировать отпуска без пересечения по командам.
- Редактирование отпусков с соблюдением этапов визирования руководством, разделение этапов, если нужно.
- Можно отследить сроки подачи заявления работником в отдел кадров.
- Простое и удобное управление состоянием отпусков, отгулов, расчет остатков отпусков по каждому работнику.
В календаре программы отражаются все праздники в году.
Преимущества
К плюсам специализированных сервисов, рассчитанных только на учет графиков отпусков, можно отнести следующее:
- Простой функционал для решения поставленных задач.
- Работа в единой системе для руководителя, HR-специалистов и сотрудников.
- Наличие удобной системы согласования заявлений.
Недостатки
Есть у таких решений и заметные минусы:
- Стоимость – придется покупать лицензию, но, как правило, есть бесплатный пробный период для оценки возможностей ПО.
- Отсутствие функционала для решения других задач по учету кадров.
- Кадровику приходится осваивать и работать в большем количестве программ, которые обычно не интегрируются друг с другом.
Мнение эксперта. Бесплатные и платные специализированные программы для управления отпусками скорее бесполезный инструмент. В крупных компаниях, где используются комплексные решения и единые базы данных, в отдельном решении нет необходимости. Малому бизнесу с небольшим числом сотрудников в штате вовсе не требуются специальные программы для учета графика отпусков.
Модули для HRM-, BPM-систем
Системы автоматизации управления персоналом и системы автоматизации бизнес-процессов (HRM, BPM) представляют собой комплексные решения для бизнеса. Примерами таких систем являются 1С: Зарплата и управление персоналом, HR-Процессы от Directum, HR-платформа Air, ELMA BPM и ряд других. В целом, это достаточно «громоздкие» программы для малого, среднего и крупного бизнеса, в некоторых из которых изначально был заложен или вовсе отсутствовал минимальный функционал для учета графика отпусков. Дополнения, модули, выпускаемые производителями, помогли заполнить данный пробел.
Стандартные функции модулей для систем автоматизации:
- Управление информацией о сотрудниках.
- Управление отпусками, командировками, отгулами.
- Учет рабочего времени.
- Управление производительностью бизнес-процессов.
- Аттестация, планирование отправки сотрудников на курсы повышения квалификации.
- Функции поиска новых сотрудников.
- Управление страхованием и соцпакетами.
- Расчет отпускных без необходимости использования внешнего калькулятора и др.
Преимущества
- Комплексные решения, управление бизнес-процессами предприятия – от ИП до крупной компании.
- Единая система для управления персоналом, учета зарплаты, отпускных, формирования отчетов, аналитики, формирования графиков отпусков и других кадровых процессов – одна база данных, единая платформа.
- Многие системы имеют расширенный функционал в плане формирования, управления графиками отпусков.
Недостатки
- Слишком сложные, «громоздкие» системы, часть функций которых никогда не потребуется.
- Дорогостоящие решения, доступные для среднего и крупного бизнеса.
- Необходимость обучения персонала при работе с системой.
Комментарий эксперта. Внедрять HRM, BPM для автоматизации бизнес-процессов есть смысл только в среднем и крупном бизнесе. Необходимо подготовить персонал, провести обучение с конкретной системой, выбираемой для данной организации. Стоимость самих систем достаточно высока, и нужно предварительно провести анализ, какие процессы подлежат автоматизации, как можно повысить эффективность деятельности, и что для этого предлагает тот или иной разработчик.
Решения в составе систем КЭДО
Системы электронного документооборота, и, в частности, системы кадрового электронного документооборота – удобные решения для автоматизации кадрового делопроизводства и управления персоналом при переходе на работу с электронными документами. Дополнительно для КЭДО разработчики предлагают модули или дополнения для учета графиков отпусков. Примеры: пакет «Отпуска» для ELMA КЭДО, HR-модуль в СЭД ТЕЗИС.
Основные функции модулей учета графиков отпусков в системах КЭДО:
- Автоматизированное управление командировками и отпусками.
- Формирование карточек сотрудников, где каждый из них может указывать желаемую дату отпуска.
- Формирование заявок на командировки непосредственно в системе КЭДО.
- Простое утверждение квалифицированной электронной подписью.
Преимущества
- В связи с повсеместным переходом на электронный документооборот использование комплексных решений в виде систем КЭДО с дополнительными модулями является вполне очевидным преимуществом – не нужно внедрять новую систему, обучать кадровиков работе с дополнительным программным обеспечением.
- Единая база данных, возможность интеграции с имеющимися на предприятии информационными системами.
- Удобное разграничение прав доступа, применение электронной подписи исключает необходимость ходить в отдел кадров, согласовывать отпуска с руководством.
Недостатки
- Системы кадрового электронного документооборота не предназначены для решения узкоспециализированных задач (к примеру, планирования мероприятий для повышения мотивации персонала), но с учетом графиков отпусков дополнения к КЭДО вполне справляются.
- Необходим переход на электронный документооборот отдела кадров. Это больше особенность, а не недостаток, т.к. даже небольшие ИП, не говоря уже о крупных предприятиях, уже оценили преимущества внедрения ЭДО, в частности – КЭДО.
- Первоначальное обучение кадровиков. Изначально потребуется выделить время на подготовку к внедрению КЭДО, обучению сотрудников кадров и персонала. Также необходимо получение электронных подписей.
Мнение эксперта. Модули, пакеты или дополнения к системам кадрового электронного документооборота являются оптимальным решением для организации учета графиков отпусков в любых компаниях – от ИП и небольших фирм с несколькими сотрудниками до среднего и крупного бизнеса. Впрочем, крупным компаниям могут быть больше интересны комплексные системы автоматизации бизнес-процессов.
Есть ли смысл пользоваться сервисом учета графиков отпусков?
Если у вас небольшая фирма без внедренной системы ЭДО или государственное учреждение с кадровиками «в возрасте», которые неохотно переходят на работу с новыми системами, то смысла в использовании сервиса может не быть. Можно продолжать составлять таблицы в Excel, учитывать нормы действующего трудового законодательства РФ, которые регулярно меняются, постоянно вручную вносить изменения при необходимости, учитывать множество факторов при расчете отпусков.
При работе с электронными таблицами по типу MS Excel и Google Sheets минусы для кадровиков существенны:
- Потеря времени. HR-специалисты не работают с одной лишь таблицей – база сотрудников, контакты, учет рабочего времени и др. превращают одну таблицу в огромный справочник с множеством вкладок, переключение между которыми занимает драгоценное время.
- Ошибки из-за человеческого фактора. Формулы, конечно, рассчитают все внесенные показатели верно, но никто не застрахован от ошибок при внесении информации в таблицы.
- Отсутствие конфиденциальности. Кадровики часто имеют дело с персональными данными сотрудников, в т.ч. при заполнении таблиц. В MS Excel ни о какой конфиденциальности говорить не приходится.
Если же вы не готовы мириться с подобными проблемами, то переходить на специализированные сервисы, конечно же, необходимо. Для начала можно попробовать бесплатные специализированные онлайн-платформы или «коробочное» программное обеспечение с пробным периодом. Эффективнее же будет переход работы отдела кадров на электронный документооборот с внедрением системы КЭДО с модулем учета графиков.
Вопросы и ответы
Требуется ли платить за дополнения к системе КЭДО для работы с графиками отпусков?
Всё зависит от выбранной системы и подписки. Поскольку под системой КЭДО чаще подразумевается облачное решение, а не «коробочный» вариант, то обычно дополнения предоставляются ли бесплатно, или за небольшую плату.
Нужно ли как-то дополнительно настраивать систему КЭДО и иные информационные системы компании для подключения и работы с модулем учета графиков отпусков?
Опять же, всё зависит от конкретной системы, разработчика. В общем случае при работе с системой потребуется перейти в раздел «Добавить решение» или «Дополнения». Далее нужно будет найти требуемый модуль в списке доступных решений и установить его. Если это платное дополнение, то потребуется его активация. После установки проводится первичная настройка и интеграция:
- Определение и настройка прав доступа сотрудников, которые будут работать с графиками отпусков.
- Автоматическое заполнение справочников.
- Включение дополнительных функций – например, учет остатка дней отпуска.
- Интеграция с 1С.
- Настройка автоматизации для ежегодного планирования отпусков сотрудников.
Все сотрудники могут иметь доступ к модулю графика отпусков?
Как минимум, в системе кадрового электронного документооборота получать доступ к данному дополнению нужно бухгалтерам для расчета отпускных и кадровикам. Сотрудники компании тоже заинтересованы в получении доступа, чтобы знать о запланированном отпуске, оставшихся днях. В системах предусматривается разграничение прав доступа к разделам в зависимости от групп пользователей.
Вывод
- Для формирования, автоматизации учета графика отпусков сотрудников компании есть несколько решений – от таблиц в Excel до специализированных программ и систем.
- При внедрении электронного документооборота, отсутствии необходимости автоматизации множества бизнес-процессов и управления персоналом намного эффективнее будет использование системы КЭДО с соответствующими модулями. Это облачные решения, помогающие вести кадровое делопроизводство в электронном виде.
- Крупный бизнес может заказать разработку собственной информационной системы для ведения электронного документооборота, но, как показывает практика, гораздо удобнее и выгоднее пользоваться готовыми проверенными решениями.
